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4 dicas para uma boa gestão de projetos

4 dicas para uma boa gestão de projetos

Hoje em dia, nenhum empresário pode ignorar a importância de racionalizar os processos do seu negócio, criando metas e até métodos que o ajudem. A gestão de projetos é, nesse tocante, um dos maiores reforços que poderá obter.

Não apenas donos ou sócios, essa gestão também pode ser administrada pelos diretores, gerentes, tutores e líderes em geral. O vital é que o gestor tenha clareza dos princípios que estão em jogo para que haja domínio sobre o cenário.

Imagine uma empresa que desenvolve um sistema de monitoramento remoto, por exemplo. É preciso que ela saiba planejar, controlar, monitorar e executar vários procedimentos para que consiga se manter competitiva no mercado.

Afinal, vivemos a época de maior concorrência do mercado, pois quase que diariamente surgem novos negócios, sempre trazendo os mesmos produtos ou serviços. Também assim, a clientela se torna cada vez mais exigente.

É justamente nesse sentido que aquela empresa que não souber compreender o seu próprio papel acabará ficando para trás. Isso inclui uma compreensão da concorrência, do público-alvo e do mercado como um todo.

Aí é que entra a gestão de projetos, visto que isso está no alicerce de quase tudo. Se a companhia lida com entrega de documento, é pensando em projetos que ela começará a lidar com o mercado de modo mais ofensivo e mais racionalizado.

Um ponto fundamental de compreender é que, por incrível que pareça, o tamanho da empresa não vai influenciar tanto assim na complexidade. Ou seja, empresas menores também enfrentarão grandes dificuldades de gestão.

Por isso decidimos escrever este artigo, trazendo aqui alguns conceitos imprescindíveis para a melhor compreensão do assunto, além das 4 dicas que são os pilares da gestão de projetos, com todas as boas práticas incluídas nesse esforço.

O mais bacana é que, nos últimos anos, esse tipo de estratégia evoluiu tanto que realmente qualquer negócio pode se beneficiar, seja um negócio local de entrega de documentos ou uma indústria química de alcance internacional.

Então, se você quer entender melhor como é possível ganhar o domínio dos seus projetos antes, durante e depois da gestão deles, basta seguir adiante na leitura.

O que é a gestão de projetos?

Existe uma confusão muito comum hoje, que pode prejudicar consideravelmente o desempenho dos processos de uma empresa.

Trata-se, justamente, da confusão entre o conceito de processos e projetos. No fundo, o projeto é algo que sempre tem começo, meio e fim. Ao passo que o processo é algo contínuo, que ocorrerá sempre.

Por exemplo, limpar um espaço é um processo, uma vez que você precisará fazer isso constantemente. Já o projeto é algo que é iniciado em determinado momento, com foco em um objetivo que precisa estar muito claro para você.

Se aquele espaço que você limpa de repente precisa de reparos na parte elétrica ou hidráulica, temos aí a demanda de um projeto, que seria a recuperação ou resolução do problema que apareceu pontualmente.

Assim, quando falamos em projeto de hotelaria, não estamos nos referindo do negócio em si, mas de qualquer esforço temporário, como por exemplo:

  • A fundação da marca;
  • Criação de logotipo ou slogan;
  • Plano de captação de leads;
  • Busca por oportunidades;
  • Benchmarking (estudos de mercado);
  • Ações para atrair parceiros;
  • Políticas de melhorias gerais.

O que é a gestão de projetos?

Tanto é assim que a fundação de uma empresa costuma se dar com o famoso Business Plan, que é o Plano de Negócios, como algo que oscila entre projetos e processos subsequentes.

Dito de outro modo: todo projeto inclui processos, que são os meios de ação e tomadas de decisão que levarão ao sucesso, mas nem todo processo está necessariamente atrelado a um projeto.

O marketing pode ilustrar isso muito bem, como no caso de uma campanha, que é algo que se prolonga no tempo. Sendo que as ações são algo mais pontual, que inclusive podem ocorrer dentro de uma campanha maior, ou de modo isolado.

1. O poder do planejamento

Imagine que você vai fazer um vídeo, gerando um conteúdo em audiovisual para expor um assunto sobre sua empresa, ou mesmo dar um testemunho pessoal.

O elemento básico dessa produção vai ser, sem dúvida, um script, pois é nele que você poderá ler cada detalhe do que será dito, além de como as cenas serão gravadas, qual a ordem delas, o que precisa acontecer em cada uma e daí em diante.

Um planejamento corporativo passa pelo mesmo esforço, de definir um roteiro para as estratégias e ações que alguém decidiu empreender.

Assim, uma empresa de descarte de resíduos pode criar um documento, com os capítulos principais girando em torno dos elementos básicos do projeto em questão.

Nesse sentido, já podemos falar na gestão de projetos propriamente dita, pois há uma consciência prática e instrumentalizada das etapas.

Portanto, é com a máxima racionalização de um projeto que o gestor ganha o domínio sobre a situação, passando a empreender um esforço sólido e sustentável.

2. Liderança e papel das pessoas

Se não ter um documento ou um norte racional para a gestão de projetos é um problema, infelizmente assim que essa definição é alcançada, surge outro igualmente desafiador.

Trata-se do risco de não conseguir tirar as ideias do papel, fazendo com que elas realmente se concretizem, materializando-se positivamente.

Uma regra de ouro para que isso não aconteça é a definição das pessoas envolvidas no projeto, pois assim ficará mais fácil fazer a gestão dele como um todo.

Um detalhe importante é que não se trata de “ter alguém para cobrar”, ou ainda, como podem pensar alguns líderes, “alguém para culpar, caso dê tudo errado”.

Nada disso. Se uma empresa de TI desenhou um projeto de criação de um computador novo, o que precisa ficar claro é quem será o gerente desse projeto específico.

Também assim, é fundamental trazer uma clareza grande sobre todo o material humano que o líder terá ao dispor dele, pois sem isso não é possível definir aonde se quer chegar e, sobretudo, em quanto tempo.

2. Liderança e papel das pessoas

3. A questão do cronograma

Quando falamos sobre ter clareza a respeito do time que vai ajudar a tocar o projeto em questão (sem isso, não é possível saber onde e quando se chegará), já estamos, de algum modo, falando sobre a importância de uma agenda ou cronograma.

Seja qual for o prazo de duração do projeto, que realmente pode exigir desde uma semana até um ano de esforço, isso é básico para dominar o escopo das ações empreendidas.

Um ponto bacana é que é justamente nesse cronograma que entram as minúcias de cada projeto, como a divisão de trabalhos, os pacotes de entrega e cada demanda prevista.

Se uma gráfica tem um projeto ligado à produção ou melhoria de seu carro-chefe, algo como banner informativo, agora já é possível estimar cada deadline e prazo limite de entrega.

A grande vantagem é que ao ganhar domínio sobre o tempo empregado, ganha-se um maior controle da situação como um todo.

Deste modo, um projeto de um ano, que a princípio parecia algo vago e ideal, de repente se divide em pacotes mensais, que se dividem em semanais e assim sucessivamente.

Quando você sabe o que precisa fazer no dia (ou na hora) em que está, para que se chegue a um ponto definido para dali um ano, então você dominou a gestão do seu projeto.

4. Atenção a custos e orçamento

Por fim, um ponto que também pode empacar a gestão de um projeto, e que por isso precisa ser materializado, racionalizado e retirado da dimensão das ideias, é o dos gastos.

Feliz ou infelizmente, todo esforço corporativo demanda dinheiro, afinal, será preciso mobilizar pessoas, investimentos, infraestrutura e todos os demais gastos típicos.

Portanto, tão importante quanto ter clareza sobre os colaboradores envolvidos, a obrigação de cada um e as datas de entrega, é a gestão orçamentária.

Novamente, o exemplo do marketing funciona muito bem. Como uma assistência técnica desktop que define o projeto de triplicar sua geração de leads e oportunidades.

Isso pode envolver ações de marketing online e offline, bem como o tempo empregado pelos funcionários que vão suprir cada pacote de ação.

Então, é preciso colocar na ponta do lápis os custos de cada medida, desde a produção interna de conteúdos e anúncios, até os custos de propaganda, impressão de materiais, distribuição digital e presencial, além de imprevistos.

O que ninguém vai querer é descobrir que, no meio da ação que já começou a ser empreendida, a companhia terá de descontinuar o seu esforço, por falta de verba para dar continuidade a uma ação que já deveria estar prevista.

Considerações finais

Com isso deixamos claro que toda gestão de projetos tem 4 pilares essenciais, em torno dos quais todos os demais esforços vão girar, seja no curto, médio ou longo prazo.

Além de planejar e racionalizar, é fundamental que se tenha clareza sobre o material humano, financeiro e até cronológico que os líderes terão para empreender o projeto.

Com as dicas que trouxemos aqui, vai ficar ainda mais fácil dominar essas frentes e conseguir os melhores resultados, sem imprevistos ou transtornos.

Esse texto foi originalmente desenvolvido pela equipe do blog Guia de Investimento, onde você pode encontrar centenas de conteúdos informativos sobre diversos segmentos.

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