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5 dicas de como o Excel pode te ajudar em uma nova oportunidade

5 dicas de como o Excel pode te ajudar em uma nova oportunidade

O Excel tornou-se uma ferramenta indispensável para os negócios, sendo um software usado por todos os tipos de empresas. 

Por esse motivo, ter o domínio do seu uso é um dos requisitos principais para muitas profissões, como auxiliar administrativo, contadores e especialistas em marketing.

O programa foi desenvolvido pela Microsoft, sendo responsável pela produção e organização de planilhas, além de fazer cálculos, tabelas e gerar gráficos para análises de métricas de todos os departamentos.

Inicialmente, o programa foi lançado em 1985, para a plataforma MAC, da Apple, sendo criado para competir com o Lotus 1-2-3, que estava em ascensão. 

A primeira versão o Excel para Windows foi criada em 1987 e, no ano seguinte, a Microsoft lançou várias versões do programa.

Por isso, para usar o Excel e conhecer todos os recursos da ferramenta, é fundamental buscar materiais de apoio e cursos online, já que muitas fórmulas são extremamente complexas, não bastando a intuição dos usuários.

Em tempos de pandemia, como a que vivemos atualmente com o novo coronavírus (Covid-19), aprender a usar o Excel pode ser um diferencial para as futuras entrevistas de emprego.

Do mesmo modo, saber como usá-lo pode ser essencial para a geração de oportunidades, como pessoas que desejam abrir o seu próprio negócio.

Afinal de contas, além do uso direcionado para cada tarefa corporativa, o Excel também ajuda os profissionais a otimizarem o tempo, organizar as atividades e controlar a rotina. 

Para os autônomos, como um profissional que faz manutenção elétrica industrial, o programa pode agendar visitas, somar os ganhos e muitas outras coisas.

No artigo de hoje, acompanhe algumas dicas de como o Excel pode te ajudar em uma nova oportunidade no mercado de trabalho. Continue a leitura!

1 – Identificação de dados estruturadosIdentificação de dados estruturados

O Excel é um programa totalmente planejado, isto é, todos os dados são estruturados dentro de uma plataforma que permite a organização de números e informações para posterior análise e gerenciamento.

Isso faz toda a diferença na automatização de processos. Até porque quem não trabalha com dados estruturados, acaba perdendo mais tempo em análises, já que precisa calcular algumas fórmulas manualmente e atualizar as informações com periodicidade.

Por exemplo, um comerciante de persiana pvc horizontal precisa fazer o cálculo do seu investimento em conjunto com o total de mercadorias vendidas, para então ter uma ideia do lucro. 

É um processo extremamente trabalhoso quando feito manualmente, e o pior: suscetível a erros.

Ou seja, quando se opera com dados desestruturados, é preciso gastar muito tempo para mexer em tabelas, cálculos e adicionar novas informações para os próximos meses. 

No entanto, com os dados estruturados do Excel, é possível realizar todas essas tarefas com apenas poucos cliques.

Contudo, é fundamental dominar as principais fórmulas, ou corre-se o risco de também desestruturar dados no próprio Excel. 

Por esse motivo, a recomendação é buscar por um curso online ou materiais na internet que te ajudem a dominar a estrutura do programa.

2 – Compartilhamento de pastas de trabalhoCompartilhamento de pastas de trabalho

O compartilhamento de pastas de trabalho é uma excelente maneira de oferecer informações detalhadas aos gestores e líderes, principalmente para quem está trabalhando em home office.

Desse modo, um vendedor de disco de corte para madeira pode enviar, periodicamente, todos os dados a respeito da quantidade de vendas do componente.

Entretanto, muitas pessoas tecem várias críticas ao Excel, por acreditarem que as planilhas são estáticas, permanecendo na máquina do autor e usada apenas por uma pessoa por vez. 

Mas isso é falso, uma vez que o programa possui um recurso conhecido como “Pasta de Trabalho Compartilhada”.

A ativação dessa ferramenta é muito simples e pode fazer a diferença na apresentação de dados para gestores, bem como para clientes. Para ativá-la, é necessário:

  • Salvar o arquivo em local apropriado (nuvem ou rede);
  • Apertar em “Revisão” e depois em “Pasta de Trabalho”;
  • Clicar em “Permitir alterações por mais de um usuário”;
  • Em “Avançado”, escolher as preferências de controle;
  • Clicar em OK para salvar a pasta de trabalho.

Dessa forma, mais pessoas podem alterar a planilha simultaneamente, sendo possível aproveitar todos os recursos do Excel.

3 – Conhecer o básico do VBAConhecer o básico do VBA

O VBA (Visual Basic for Applications, ou visual básico para aplicações) é um recurso de programação do Excel, que permite criar macros, ou seja, comandos avançados definidos por códigos para as planilhas.

Através do VBA, é possível criar os chamados userforms, que são formulários de navegação do usuário, como um cartão de visita moderno com acesso online.

Existem cursos online específicos para o VBA, devido à alta complexidade do recurso. Inclusive, o conhecimento de macros é normalmente dissociado do Excel.

No entanto, conhecer pelo menos o básico da ferramenta pode ajudar os empreendedores digitais que estão começando agora, bem como demais profissionais que desejam se destacar em uma entrevista de emprego.

Afinal de contas, o VBA permite que a sua planilha realize diversas funções, como abrir uma mensagem de saudação aos visitantes, ou enviar e-mails personalizados para diferentes destinatários.

O recurso também é excelente para campanhas de marketing digital. 

Com o VBA, o profissional pode enviar um conteúdo a respeito de um grampeador pneumático para quem realmente está interessado, por meio da segmentação de contatos.

4 – Criar tabelas dinâmicasCriar tabelas dinâmicas

A criação de tabelas dinâmicas tornou-se um diferencial no mercado de trabalho, por esse motivo, profissionais que dominam a arte de criar esse conteúdo costumam se destacar nas oportunidades de emprego.

O recurso de tabela dinâmica existe no Excel desde a versão de 95, mas com o passar dos anos, o programa aprimorou a ferramenta, sendo uma das principais formas de trabalhar com dados estruturados na planilha.

O principal objetivo da tabela dinâmica é analisar os dados disponíveis, criando resumos, subtotais, totais e indicadores. Quer dizer que ela permite que os gestores tomem decisões, com base em informações justificáveis e válidas.

Por exemplo, na venda de um filtro manga, a tabela dinâmica permite verificar a data da negociação, a quantidade de mercadoria vendida, o nome do produto e quem comprou (dados do cliente).

O recurso também é imprescindível para a organização de informações para profissionais autônomos, especialmente para quem faz a administração toda do negócio sozinho(a).

Hoje em dia, é possível encontrar tutoriais completos no YouTube, bem como cursos online de rápida duração que ensinam como criar tabelas dinâmicas.

5 – Aplicação de gráficos e dashboardsAplicação de gráficos e dashboards

As dashboards estão conquistando as empresas de todo o mundo, pois possibilitam uma visualização muito mais simples, rápida e prática dos dados, informações e métricas. 

De modo geral, elas são uma espécie de gráfico, que expõe indicadores sobre diferentes temas dentro de um negócio.

Por exemplo, podemos criar uma dashboard para visualizar o aumento de vendas de um produto específico, como uma porca gaiola, dentro de um determinado período.

No Excel, é possível criar 5 macro-grupos de tipos de gráficos. São eles:

  • Colunas;
  • Linhas;
  • Pizza;
  • Barras;
  • Outros (radar, rosca).

Cada um desses modelos de dashboards conta com subtipos de gráficos. Assim, é possível escolher como apresentar a informação da melhor maneira.

A criação de dashboards pode ser uma excelente forma de se destacar na hora de fazer uma apresentação para os gestores e demais colaboradores do empreendimento. 

Além de facilitar a visualização, os gráficos contribuem com o profissionalismo e, com isso, os profissionais que dominam o recurso tendem a se destacar.

Outra dica é usar a diferenciação de cores nas dashboards. Por exemplo, para mostrar a evolução de clientes que pediram por um revestimento textura, o ideal é aplicar uma cor chamativa, como verde.

Porém, ao mostrar algum decréscimo na empresa, como uma campanha com ROI (Retorno sobre Investimento) negativo, a cor vermelha é a mais indicada.

O Excel conta com alguns gráficos pré-programados, em que somente é preciso alterar as referências numéricas. 

Para quem está começando a explorar o programa agora, a recomendação é iniciar com os modelos prontos e, aos poucos, buscar novos conhecimentos a respeito da ferramenta.

Além de cursos, há materiais completos na internet que ensinam como criar uma dashboard no Excel e usá-la para apresentação de resultados.

Conclusão

Assim como toda ferramenta ou software, o domínio do Excel requer muita prática. 

No entanto, conhecer o programa pode ser um diferencial significativo para o seu currículo, além de abrir portas para novas oportunidades, como a organização de um plano de negócios e otimização das rotinas do seu próprio empreendimento.

Por esse motivo, quem deseja conquistar espaço no mercado de trabalho deve procurar por cursos online de Excel, bem como tutoriais, materiais e conteúdos disponíveis na internet que ajudam a ampliar o conhecimento a respeito da ferramenta.

Durante a pandemia, é possível aproveitar o tempo em casa para buscar novas informações sobre o Excel, sendo uma oportunidade de valorizar o seu currículo profissional.

Esse texto foi originalmente desenvolvido pela equipe do blog Guia de Investimento, onde você pode encontrar centenas de conteúdos informativos sobre diversos segmentos.

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