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9 dicas de contabilidade para pequenas empresas

9 dicas de contabilidade para pequenas empresas

9 dicas de contabilidade para pequenas empresas

A contabilidade da sua empresa é provavelmente a última coisa em que você gosta de dedicar seu tempo, então por que não tomar algumas medidas para torná-la mais fácil? Estas nove dicas de contabilidade para pequenas empresas podem ajudar.

Como proprietário de uma empresa, você pode procurar tornar seu site mais eficaz, melhorar suas habilidades de gerenciamento, a moral da empresa, economizar eletricidade e obter os melhores preços de suas matérias-primas, mas há um lugar em que você não deve pensar duas vezes.

Seu departamento de contabilidade provavelmente não é uma área que você examina. Uma ou duas pessoas ficam sentadas em uma mesa o dia todo, embaralham papéis, digitam muito e, no final do dia, se os cobradores de contas não estiverem ligando para você, você fica feliz.

Ou talvez seu departamento de contabilidade seja você. Você pode não ser um contador profissional, mas se está sempre procurando uma maneira de tornar o ato de embaralhar dinheiro mais eficiente é bem-vindo. Nós estamos aqui para ajudar.

1. Considere o processamento de serviços de remessa

Se você recebe uma grande quantidade de pagamentos de clientes, é um dos principais candidatos para o processamento de serviços de remessa. Em vez de receberem pagamentos em seu endereço comercial, eles vão para uma caixa postal onde o banco processa os pagamentos e os deposita diretamente em sua conta. O banco envia registros eletrônicos das transações que são inseridas automaticamente em seu software de contabilidade.

Pode parecer um pouco complicado – e será no início – mas a quantidade de tempo economizada por não processar os pagamentos manualmente faz com que o investimento de tempo e dinheiro valha o incômodo.

1. Considere o processamento de serviços de remessa

2. Melhorar a triagem de crédito

Uma venda só é positiva para sua empresa se você realmente receber o pagamento. Um cliente que não paga torna-se uma dívida inadimplente e isso custa dinheiro à sua empresa. Se você estiver enviando o produto a crédito, faça uma verificação primeiro. Invista em um software que irá selecionar automaticamente os clientes e suspender as remessas se o crédito deles parecer questionável.

Solicite um depósito para evitar o pesadelo contábil de perseguir dívidas inadimplentes. Mesmo se você recuperar a dívida, provavelmente perdeu dinheiro de qualquer maneira.

3. Repense como você reembolsa os funcionários

O processo costuma ser complicado. Os funcionários que acumulam despesas com viagens e entretenimento preenchem um formulário, incluem uma pilha de recibos e enviam para reembolso.

O problema, porém, são os erros. Códigos errados, erros de adição e informações ausentes significam mais trabalho para as pessoas que processam o pagamento.

Em vez disso, use um sistema de entrada eletrônico que preenche as informações e permite que o funcionário leia os recibos. Toda, ou a maior parte do processo, torna-se automatizado.

4. Use um cartão de compra

Um funcionário gasta  R$ 20 e precisa ser reembolsado. Outro gasta R$ 50 e outro gasta R$ 30. Que tal a fatura de R$ 100 que chegou hoje? Todas essas pequenas cobranças demoram muito para uma quantia tão pequena.

Em vez disso, dê aos principais funcionários e/ou departamentos cartões de compra. Ao fazer uma compra, eles enviam o recibo ou fatura e as contas a pagar correspondem ao extrato. Em vez de vários cheques, haverá apenas um para o mês.

5. Use um plano de contas padrão

Em vez de permitir que as pessoas codifiquem as faturas como gostariam, faça com que todos usem os mesmos números de conta. Quando os processos são consistentes entre todos os funcionários e departamentos, o pessoal de contas pode processar a papelada mais rapidamente.

6. Faça os novos funcionários preencherem toda a papelada antes de começar

Permitir a circulação de documentos importantes de funcionários, traz mais complicações para o RH e para as contas a pagar. Envie ao funcionário toda a papelada antes do primeiro dia e diga que ela deve ser enviada antes de começar a trabalhar.

7. Recolher ou aplicar impostos imediatamente

Esperar para fazer algo mais tarde convida a erros contábeis. Quando os funcionários são pagos, contabilize os impostos sobre a folha de pagamento imediatamente. Mesmo com os impostos sobre vendas. E pague impostos estimados regularmente e dentro do prazo.

8. Configure uma codificação separada para projetos em andamento

Se você estiver construindo um edifício, criando uma nova tecnologia ou outro projeto em andamento, configure itens de linha separados. Isso permite que você pague as contas conforme necessário, mas fornece ao gerente de projeto relatórios claros e fáceis de gerar de como os custos se comparam ao orçamento. Inserir custos do projeto em uma data posterior significa processar as mesmas faturas duas vezes. Não há necessidade disso.

8. Configure uma codificação separada para projetos em andamento

9. Baixe os registros bancários diariamente

Se você estiver usando um software de contabilidade, baixar transações do banco diariamente é fácil e automático. Isso não apenas permite que você verifique se há atividades fraudulentas, mas torna a geração de relatórios mensais mais rápida. Os gerentes de nível superior não querem esperar até o meio do mês pelas demonstrações financeiras do mês anterior. Resolva esse problema facilmente fazendo o trabalho ao longo do mês enquanto as transações são recentes.

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