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Por que contratar um auxiliar administrativo? 

Por que contratar um auxiliar administrativo 

Um auxiliar administrativo é essencial para prestar suporte e auxiliar nas demandas, processos, relações com consumidores, funcionários e fornecedores, emissão de documentos e outra série de questões de um negócio.

Esse profissional desafoga o empreendedor ou a equipe de gestores cuidando de questões operacionais e administrativas de sua empresa de pequeno porte, organização e até empreendimentos maiores.

As funções de um auxiliar administrativo se resumem em realizar o planejamento, a organização, a coordenação e o controle de documentação e prazos e outros processos burocráticos, como regularização de contratos ou realização de exame médico demissional.

A atuação prática desse profissional vai depender e variar muito de acordo com a área de atuação da empresa.

De forma geral, ele também será responsável por realizar o envio de documentação e correspondências, além de receber parceiros da empresa e fornecedores.

É claro que o dia a dia de um auxiliar administrativo em uma agência de publicidade será diferente de um que trabalha em uma multinacional. Cada ramo possui a sua especificidade e processos dedicados à área.

Conhecendo o trabalho de um auxiliar administrativo

O cotidiano de um auxiliar administrativo é bastante variável e depende de uma série de questões como o porte da empresa, sua área de atuação e número de colaboradores na área de administração.

Desde atender clientes e fornecedores de uma empresa que realiza aplicação de resina bona até a criação de relatórios e agendas que registram e dinamizam o processo produtivo de toda a empresa, são de responsabilidade do auxiliar administrativo.

Assim, mesmo que não esteja relacionado de forma direta com a atuação da empresa, o bom profissional no cargo de auxiliar de administração é essencial, uma vez que é esse trabalho que tangencia todas as atividades da empresa.

Principais funções desse profissional

Para ilustrar melhor o dia a dia de um auxiliar administrativo, abaixo estão a grande parte dos processos diários ou temporários que o profissional realiza:

  • Acompanhamento de e-mails, ligações, canais de contato ou correios;
  • Revisão da documentação fiscal e burocrática, como recibos e faturas;
  • Arquivamento e digitalização de documentos em suporte físico;
  • Ordenamento dos documentos digitais;
  • Agendamento de reuniões, entrevistas, visitas e eventos;
  • Manter um calendário com o cotidiano da empresa atualizado;
  • Reservas de espaços para reuniões, almoços e convenções;
  • Preservar a organização do escritório;
  • Relatar e evitar a falta de materiais nos escritórios;
  • Coordenar o estoque da empresa e suas demandas; 
  • Realizar pesquisas de mercado e propor otimizações;
  • Criação de relatórios e apresentações.

Em geral, qualquer empresa pode tirar muitas vantagens do trabalho de um bom auxiliar administrativo no seu dia a dia.

De um escritório de direito até uma indústria de corte a laser em chapa de ferro depende desse trabalho para desenvolver bem seu trabalho principal.

As funções administrativas que correspondem ao auxiliar podem variar de acordo com sua especialização.

De maneira geral, podemos dividir a função de auxiliar administrativo em três ramos que podem ser explorados.

Principais funções desse profissional

O auxiliar administrativo padrão é aquele que não possui nenhum foco específico, que está apto a realizar todas as tarefas do escritório e acompanhar os mais diversos processos internos e externos da empresa.

Esse profissional é bastante versátil podendo atuar em empresas como uma creche berçário, comércio, indústria ou qualquer outro ramo do mercado.

Uma versão do administrador auxiliar mais focado nas empresas multinacionais, transnacionais ou que negociam com clientes ou fornecedores no exterior é o auxiliar administrativo bilíngue.

Esse atua na relação entre as empresas brasileiras e os parceiros.

As questões que envolvem o setor financeiro são boa parte da operação de um escritório em qualquer empresa.

Para otimizar isso, é possível designar um auxiliar administrativo financeiro que fará o lançamento de notas, registros e outros apoios à equipe do departamento.

Apesar dessas designações, os auxiliares de escritório acabam sempre cumprindo a função de apoio e cobertura para os demais profissionais do escritório.

Como esse profissional trabalha com registro de todos os setores, ele possui um entendimento valioso de cada área.

Benefícios de contratar um auxiliar administrativo

O auxiliar administrativo é profissional presente no processo produtivo e burocrático de uma empresa, com a função de apoiar os processos e as decisões da gestão da empresa.

Ele é tão essencial que seu trabalho se desenvolve por todas as áreas da empresa.

Como nos setores financeiros, de recursos humanos, de operação, venda, em uma escola de educação infantil integral, na área de recebimentos, reuniões e qualquer outro espaço.

O auxiliar administrativo é indispensável para empresas de todos os portes que querem colocar sua liderança focada na questão operacional e apoiada por um auxiliar.

Além disso, a profissão de auxiliar administrativo é uma das maiores portas de entrada de jovens no mercado de trabalho.

Isso é especialmente interessante, porque muitas vezes alguns jovens cheios de vontade de trabalhar e ideias conseguem inovar até nos processos mais engessados.

O papel de um auxiliar administrativo em uma empresa de retirada de entulho ensacado é semelhante ao de qualquer outro empreendimento.

Em geral, ele será o apoio da empresa em operações como o preenchimento de formulários, a atualização de arquivos e notas.

Com um profissional focado em agilizar os processos do setor administrativo a empresa poderá de forma até tranquila propor uma melhoria nos processos internos de comunicação entre os setores. Isso faz com que todas as áreas trabalhem mais alinhadas e fluidas.

O estabelecimento de responsáveis pela criação de relatórios ou a implementação de novos canais de contato faz com que seja muito mais fácil coordenar todos os processos que, desde que funcionem em sintonia, geram muito mais resultados com menos perdas.

Muitos dos processos que geram complicações no trabalho durante o correr do dia podem ser feitos de formas mais dinâmicas.

As reuniões que poderiam ser um e-mail, as entregas que atrasam seu recebimento e a falta de insumos no estoque são questões que podem ser evitadas.

Com a gestão menos envolvida nos detalhes do setor administrativo, é possível que o responsável por uma empresa de reciclagem cnh auto escola possa focar em novos processos que inovam para gerar o aumento da produtividade de uma empresa.

O auxiliar administrativo não vai só cuidar da realização das tarefas do dia a dia: é responsabilidade dele avaliar se o processo é realmente necessário, se ele pode ser otimizado ou automatizado com a aplicação de softwares e ferramentas, e assim em diante.

Benefícios de contratar um auxiliar administrativo

Otimizando o departamento administrativo

Por muito tempo, todas as tarefas do dia a dia de uma empresa precisavam de forma direta da ação humana.

Contudo, nos últimos tempos, surgiram plataformas que realizam ações de forma automatizada, além de agilizar processos pode dar mais competitividade para o negócio. 

Com isso, tanto os gestores quanto auxiliares administrativos lidam menos com questões burocráticas, como o tempo de espera para emissão de laudo de bombeiro, garantindo mais tempo para focar na otimização do processo produtivo.

Mesmo que faça parte do processo produtivo apenas na administração e não diretamente na produção, o auxiliar administrativo pode sim ter metas definidas para realizar seu trabalho baseado nelas.

Com a definição de metas, há maiores possibilidades para guiar o foco do profissional do setor administrativo, assim, ele poderá desenvolver seu trabalho com um alvo mensurável e específico.

A partir dessa meta, é possível ainda avaliar o trabalho e dar feedbacks sobre o que poderia ser melhorado.

Uma empresa de grande porte pode depender da contratação de mais de um auxiliar administrativo ou até de um setor inteiro para lidar com a complexidade dos processos.

Nesse caso, é ainda mais fundamental a delegação assertiva de responsabilidade e de funções.

Mesmo que o auxiliar tenha de trabalhar para facilitar o cotidiano dos gestores, seu trabalho também deve ser monitorado, isso para que tudo saia conforme o planejamento e que a performance seja a adequada para a demanda da empresa. 

Considerações finais

O auxiliar administrativo tem como papel fundamental a prestação de apoio em todas as ações que não interferem na questão produtiva, mas dão suporte com ações administrativas, desde a elaboração de atas de reunião até o recebimento de insumos.

No geral, todas as empresas, independente de seu porte ou do seu ramo de atuação, podem tirar proveito da ação de um auxiliar administrativo para lidar com os processos burocráticos e gerar novos processos mais dinâmicos e bem estruturados.

Com a contratação de um auxiliar administrativo, a equipe de gestão pode contar com seu suporte para questões burocráticas e operacionais da empresa, obtendo mais tempo para focar energia em ações que gerem o crescimento da empresa a curto prazo.

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Esse texto foi originalmente desenvolvido pela equipe do blog Guia de Investimento, onde você pode encontrar centenas de conteúdos informativos sobre diversos segmentos.

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