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Entenda sobre a gestão de eventos

Entenda sobre a gestão de eventos

É de conhecimento geral que a realização de eventos demanda um grande planejamento, organização e controle durante o processo para garantir seu sucesso.

Por esse motivo é que o trabalho da gestão de eventos se torna tão fundamental.

Isso acontece porque a demanda das ações e seu cumprimento é muito rígida, fazendo com que o processo seja mais complexo do que se imagina, o que gera a necessidade de ter alguém especializado no ramo para cuidar de tudo com maestria.

Gestão de eventos: do que se trata?

Para começar, o conceito de evento está relacionado a algum acontecimento, uma situação que já está programada, podendo abranger diversos tópicos, datas específicas e temas.

Este caso refere-se a eventos sociais e corporativos, em que há reunião de pessoas com o objetivo de celebrar alguma conquista, compartilhar experiências e aproveitar momentos. 

Portanto, pode-se considerar um evento as festas de 15 anos, aniversários, casamentos, batizados, entre outros.

Quando relacionado ao mundo corporativo, esses eventos possuem caráter mais profissional e estão voltados para o conhecimento como workshops, cursos, festas de final de ano, divulgação, promoção, integração, educação e conquistas por alcance de metas.

Já o caso da gestão é algo mais complexo para se definir, porém, está voltada para a ideia de administrar, dirigir e gerenciar.

Em termos mais empresariais, é definida como uma área da administração com as funções de planejamento, organização, direção e controle.

Sendo assim, é possível definir a gestão de eventos como o planejamento, a organização, a direção e o controle sobre um acontecimento que foi agendado de forma prévia.

Então, é o setor responsável por garantir o sucesso desejado em um evento.

Logo, durante a realização de um congresso, a gestão de eventos será a responsável por contratar o uniforme social para empresa de acordo com os desejos e especificidades do organizador, assim como o seu valor e os seus prazos.

Isso porque ele precisa executar todas as ações de acordo com os objetivos finais, prazos e custos, lidando com as pessoas e a comunicação adequada, além da organização como um todo. Como outras funções dessa equipe, é possível citar:

  • Gestão do orçamento e da equipe;
  • Garantia de uma experiência de qualidade para os participantes;
  • Fortalecimento da imagem do idealizador do evento;
  • Controle de quem terá participações nele;
  • Contratação dos fornecedores;
  • Realização de campanhas de marketing;
  • Mensuração dos resultados;
  • Garantia de segurança ao contratante.

Além disso, é importante que a gestão saiba ser inovadora, o que mostra a complexidade deste trabalho, uma vez que existem diversas variáveis que podem afetar o bom andamento do evento e de seu sucesso, exigindo controle e a rápida identificação.

Qual a importância da gestão de eventos?

O primeiro e mais importante que mostra a importância da gestão de eventos é o fato de que organizar grandes eventos pode ser mais complicado do que parece, havendo possibilidades de surgimento de diversos problemas e uma grande cota de estresse.

Nesse sentido, é vital que o organizador contrate uma equipe para cuidar de tudo de maneira profissional, atestando o cumprimento dos prazos e das necessidades, desde a contratação de uma empresa de sanitização e desinfecção do local até as comidas.

Além disso, essa equipe possibilita o surgimento de ideias inovadoras para o evento, tornando a experiência mais completa, diferente e memorável.

Eles ajudam a implementar um diferencial de destaque adicional.

Qual a importância da gestão de eventos?

Ademais, com o crescimento das tecnologias e o aumento da automação dos processos, há a possibilidade de realização de atividades de forma muito mais prática, sendo um recurso que a equipe de vendas tem acesso, como um sistema exclusivo.

Consequentemente, é possível alcançar diversos benefícios para os momentos que antecedem, acontecem durante e depois do evento, como vamos apresentar abaixo.

Diminuição das filas

Durante a realização de grandes eventos, acaba-se tendo presentes neles um número significativo de pessoas. 

Contudo, ao utilizar um software para a sua gestão, é possível diminuir ou extinguir as filas, especialmente na entrada, caso conte com confirmação de presenças ou uso de credenciais.

Isso acontece pelo fato de que a automação possibilita o rápido acesso aos nomes dos participantes ou o status de sua inscrição, o que acaba auxiliando na criação de uma imagem positiva do evento.

Por exemplo, se em uma feira de empresas de limpeza de tapete possui um tablet na entrada verificando todos os nomes dos participantes e se eles já chegaram, há um controle maior e rápido dos processos, diminuindo a fila e mostrando eficiência.

Diminuição das perdas

Para fazer um evento maior, o organizador precisa dispor de uma quantia mais alta de dinheiro, o que gera grandes preocupações sobre as perdas e a quantidade de capital que é gasta durante o processo.

Nesse cenário, possuir a gestão de eventos permite que o trabalho aconteça apenas com equipes necessárias e com o auxílio de tecnologia que consiga controlar e diminuir os processos.

Ideias inovadoras

Quando se tem experiência sobre um determinado assunto, é possível saber como é o comum e ter ideias para se colocar diferente a outros eventos, garantindo mais destaque e lembranças do evento, o que é fundamental nessas ocasiões.

Este é um ponto que leva em consideração o fato de a gestão de eventos analisar outras organizações e o público, compreendendo seus gostos e meios de agradá-lo e de se diferenciar, uma vez que possui repertório para tal.

Por exemplo, se uma pessoa visita um congresso e, na entrada, se depara com diversos painéis fotográficos divertidos sobre o evento, pode se tornar um momento de entretenimento, ficando na memória dos participantes.

A organização é mais direta

Ademais, a equipe de gestão de eventos permite ao organizador a contratação de uma única equipe, sem a necessidade de pagar separadamente ou de entrar em contato com mais de uma empresa para funções específicas. 

Isto é, ela consegue desenvolver um site para o evento de comida gourmet delivery e divulgá-lo em todas as redes sociais, fazendo por si só a campanha de publicidade, sem precisar contratar uma agência de marketing, outra de assessoria e outra de contabilidade. 

Como fazer a gestão de eventos?

Nesse cenário, passa a ser fundamental a compreensão de como cuidar da gestão de eventos, afinal, é um assunto significativamente complexo. Sendo assim, algumas dicas fundamentais para isso, são:

1 – Tenha uma equipe unida

No caso deste trabalho, a equipe é a que vai cuidar de todas as ações e garantir que os diferentes setores da gestão estejam alinhados, de acordo com o planejado, o que só é possível se ela estiver unificada e agir de acordo.

Assim, se na organização de um aniversário a equipe de design separa um convite de aniversário masculino mas não se reúne com a equipe orçamentária, há a possibilidade de não agirem de acordo, causando problemas para o contratante, o que não deve ocorrer.

2 – Abuse da tecnologia

A tecnologia é uma aliada fundamental durante a realização de eventos, pois deixa as informações em um único local de armazenamento e facilita que elas sejam encontradas.

Portanto, abuse do uso de planilhas, e-mails, rascunhos, anotações, esboços e o que for.

É imprescindível o uso dessa ferramenta, porque ela serve como um organizador de todas as informações, principalmente se elas forem analisadas e contratadas separadamente.

2 - Abuse da tecnologia

3 – Tenha opções emergenciais

Mesmo uma equipe de gestão de eventos está sujeita às variáveis e problemas que podem surgir, uma vez que não dependem de esforço próprio, mas de atualizações no mundo todo. Por esse motivo, é necessário ter opções emergenciais. 

Ou seja, além de criar planos de ação comuns para a realização do evento, é preciso ter um plano B, caso o primeiro falhe.

Ele deve ser bem definido, pois o momento será de estresse e ele tem que servir como algo tranquilizante.

Um exemplo, um congresso será realizado em um estado que faz muito calor, necessitando de um climatizador de ar industrial.

Se ele quebrar, devido à antiguidade do estabelecimento, é preciso ter uma opção reserva ou as pessoas podem deixar o local.

4 – Siga uma agenda de organização 

Como para o cumprimento de todos os objetivos de um evento, é preciso cuidar de inúmeros pontos e organizações, torna-se fundamental seguir um guia cronológico de todas as demandas, pois isso garantirá que tudo sairá como planejado.

Sendo assim, é imprescindível anotar tudo na agenda na hora que foi estabelecido para não esquecer nada.

Ou seja, contratou a empresa de adesivo para vidro personalizado como brinde já anote o horário de chegada da equipe, o valor e o dia da próxima reunião. 

Conclusão

A gestão de eventos é fundamental para a realização dessas ações de grande porte, uma vez que promovem a sua organização e asseguram o cumprimento de tudo como esperado, bem como para alcançar o sucesso.

Sendo assim, torna-se muito importante conhecer as vantagens de adotar esse processo e algumas dicas para otimizar a experiência em geral, como foi destacado ao longo deste artigo.

Esse texto foi originalmente desenvolvido pela equipe do blog Guia de Investimento, onde você pode encontrar centenas de conteúdos informativos sobre diversos segmentos.

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