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Como o Excel pode ajudar um gestor de eventos?

Como o Excel pode ajudar um gestor de eventos

Um gestor de eventos é um profissional que, esteja ele ligado a uma empresa específica ou atuando de maneira independente, é capaz de planejar atividades sociais e executá-las, reunindo os melhores profissionais nas mais diversas áreas. 

Para tal, é necessário lidar com uma longa lista de tarefas, neste artigo, conheça como o Microsoft Excel pode ajudar na melhoria dos processos deste segmento. 

Funcionalidades úteis 

A gestão de eventos envolve a transmissão de informações de muitos setores, posto que o trabalho do gestor é supervisionar todas as partes de um congresso, celebração, festa ou feira livre, com ênfase pessoal ou empresarial. 

Aspectos de locação, buffet, áreas de entretenimento e funcionários contratados devem ser devidamente computados pois são essas informações que viabilizam a formação de preço.

Algumas funcionalidades úteis na execução desta atividade são:

Automação via condicionais 

As condicionais são funções que aplicam a lógica proposicional correspondente ao termo.

Analisando os conectivos usados em uma proposição condicional, “se” e “então”, as funções condicionais preenchem uma unidade por critérios pré-estabelecidos. 

Em uma gestão de eventos, uma tabela inteira pode ser automatizada com o uso desta função. 

Uma transportadora de pequenas cargas organiza uma exposição de frotas, por exemplo, a computação de cada carro deve gerar um valor. 

Se esses valores forem maiores ou menores que a quantidade estipulada no planejamento, a função condicional pode permitir a inserção de textos ou cores em certas unidades da tabela, facilitando a atualização da planilha e uma visão mais global do que foi feito. 

Análise estatística

A análise estatística no Excel varia desde conceitos simples como média, moda e mediana, até cálculos mais complexos até equações de segundo e terceiro grau, construção de gráficos, entre outros. 

Tamanha diversidade é fundamental na análise estatística e deve ser levada em consideração na hora de organizar a rotina de trabalho de uma campanha, como a elaboração de eventos. 

Em eventos de médio e grande porte, a análise estatística pode se mostrar ainda mais importante. 

Informações sobre locação ônibus e outros detalhes podem gerar um grande volume de dados que precisa ser tratado e armazenado corretamente. 

Contagem 

A contagem é uma fórmula simples do Excel e pode ser utilizada para computar cada unidade em uma planilha, transformando-a em número. 

O recurso pode ser implementado ao final de listas de convidados ou objetos que compõem o evento. 

O recurso de contagem aparece junto a outras fórmulas de matemática simples, como a soma, subtração, divisão, potenciação e multiplicação. 

Documentos financeiros rápidos, como balanço de despesas e receitas de uma feira livre podem ser ajustados em Excel.

Contagem 

Um bom exemplo do uso desta funcionalidade é o controle de pedidos por salgados congelados para festa em um serviço de buffet. 

Isso facilita a compensação dessas transações comerciais nos registros financeiros da empresa.

O recurso de contagem, que aparece na função “CONT.SE”, pode ser aplicado a textos ou números. 

É importante considerar que, ao contrário de outros recursos, a contagem agrupa as unidades na tabela, programada para as linhas ou colunas. 

Organização de texto em colunas

O Excel é uma ferramenta de organização para grandes volumes de informações, a digitalização de relatórios e planilhas de controle facilitam a marcação de colunas para cada aspecto tratado pelo gestor de eventos. 

Cores, tamanhos e margens podem ser ajustadas rapidamente na ferramenta, otimizando a visualização do quadro completo. 

A organização de texto em colunas é um recurso que compartimenta fichas e permite uma análise combinada de múltiplos fatores. 

Sendo este um excelente modo de digitalizar documentos corporativos, como a distribuição de canecas personalizadas em um evento, o Excel conta com o armazenamento em nuvem, que permite a visualização do arquivo em vários dispositivos, através de uma conta. 

Vantagens de se usar o Excel 

Junto com softwares “irmãos”, o Excel assume uma posição de hegemonia entre as opções gratuitas de armazenamento e compilação de dados usadas pelas empresas. 

Algumas vantagens de aderi-la em seu checklist são:

Ganho de produtividade

O Excel permite a inserção de um certo nível de automação nos processos de controle de um evento, esquematizando gastos, convidados, estoque, serviços, equipe e muitos outros recursos em uma única tabela. 

Além disso, sua capacidade de armazenamento expandida em servidores remotos, independentes das especificações da máquina-cliente, contribui com o cruzamento de outras informações, resgates em bancos de dados e adequação a grandes campanhas.

Compare a construção das tabelas de um serviço de copeira em Excel com os modelos em papel ou em softwares pouco estruturados, como editores de texto.

A organização de dados em sessão se torna bem mais complexa e demorada. 

Maior controle de informações sobre o evento 

Com uma ferramenta que permite a documentação de informações com agilidade, o Excel melhora os controles de orçamento para campanhas, reduzindo o desperdício e contribuindo com alocações de recursos mais eficazes. 

O Excel possui uma infraestrutura que a manteve na preferência das corporações desde seu surgimento no início da era digital. 

Sua compatibilidade com muitos programas e interface intuitiva foram determinantes nesse processo. 

A distribuição de chaveiros para brinde, a interatividade das listas e outras opções facilitam o controle do que é feito no evento, bem como o compartilhamento dessas informações com toda a equipe sem o uso de linguagem ou conhecimentos muito técnicos. 

Produção rápida de relatórios 

Com o recurso de cálculos matemáticos, o Excel permite a sua transformação em um banco de dados relacional. 

Os bancos de dados relacionais são espaços que estruturam registros em categorias, acoplados com sistemas de varredura. 

Nos bancos relacionais, é possível fazer análises importantes para o planejamento estratégico, como a satisfação do cliente no serviço de massa folhada pronta durante o evento, benchmarks e diagnóstico das campanhas de marketing no contexto online e offline. 

Atualização de dados em tempo real

Por ser uma ferramenta digitalizada, o Excel atualiza e armazena novos dados em questão de pouquíssimo tempo, quase instantaneamente. 

Isso poupa tempo que pode ser empregado em outras tarefas, como aquelas voltadas para a produção. 

A atualização rápida de dados diminui o número de funcionários que precisam trabalhar diretamente no conferimento de informações. 

Em outro cenário, a plataforma incentiva uma participação maior dos demais colaboradores, otimizando a comunicação. 

Desvantagens de se usar o Excel 

Desvantagens de se usar o Excel 

Apesar dos benefícios, a plataforma vem sendo substituída em algumas organizações por outros bancos de dados e ferramentas de armazenamento. Algumas das causas para essa migração são:

Risco de perda de dados

O Excel, apesar de sua estabilidade, está sujeito aos problemas mais comuns que afetam máquinas e sistemas virtuais. 

A corrupção de arquivos pode se dar por problemas técnicos ou por invasão de agentes terceiros no software de operação. 

Por sua exposição elevada a esses problemas, o Excel é considerado uma ferramenta pouco segura caso não sejam instalados mecanismos de mitigação do risco, como computadores de maior qualidade e programas de prevenção contra ataques do tipo: 

  • DDoS; 
  • Ransomware; 
  • Fishing por email; 
  • Worms e adwares. 

É importante também treinar colaboradores na detecção de ameaças. A maturidade digital é um elemento de grande impacto sobre o uso da tecnologia nos espaços corporativos.

Programas internos de capacitação trazem melhorias para o quadro. 

Dependência de conexão via web

A migração do antigo programa de Excel para a versão SaaS (Software as a Service), trouxe benefícios como a expansão de armazenamento, mas contribuiu com o afrouxamento de medidas de segurança contra violação de dados empresariais. 

Isso aconteceu pois o armazenamento saiu do hardware de computadores para as dependências de servidores na nuvem, o que dificulta a manipulação de bancos de dados na plataforma ou a exclusão e restrição de acesso a certas informações. 

Além do acesso ser restrito para aqueles conectados à internet, as novas versões do Excel removem parte da autonomia do usuário. 

Escândalos recentes e vazamentos de arquivos provam que a tecnologia em nuvem ainda peca em termos de segurança.  

Navegabilidade difícil em dispositivos móveis

Um adesivo vinil personalizado faz parte de uma campanha de marketing e pode estar presente no checklist de um evento, mas a consulta a essas informações pode ser comprometida com o tipo de dispositivo usado. 

Dispositivos móveis já representam a maior parte dos acessos via internet, com os smartphones dominando a categoria de pesquisas na web e uso de aplicativos.

A adequação do Excel à interface portátil ainda é cheia de problemas. 

Lento carregamento, falta de ajuste à tela vertical do celular, usabilidade ruim e uso excessivo da memória de curto prazo são algumas desvantagens que prejudicam a aderência do programa em outras fontes fora do desktop. 

Considerações finais

Resumindo, o Excel é um dos softwares mais antigos de gestão de dados e utilizados pelas empresas na organização de documentos financeiros, listas de produtos, ciclos de trabalho e ajustes de detalhes em eventos. 

Investir na ferramenta demanda um olhar detalhado no que ela pode oferecer, considerando e desenvolvendo formas de potencializar seus pontos positivos e mitigar aspectos negativos. 

Esse texto foi originalmente desenvolvido pela equipe do blog Guia de Investimento, onde você pode encontrar centenas de conteúdos informativos sobre diversos segmentos.

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