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Como o Excel pode ajudar um gestor de eventos?

Como o Excel pode ajudar um gestor de eventos

Um gestor de eventos é um profissional que, esteja ele ligado a uma empresa específica ou atuando de maneira independente, é capaz de planejar atividades sociais e executá-las, reunindo os melhores profissionais nas mais diversas áreas. 

Para tal, é necessário lidar com uma longa lista de tarefas, neste artigo, conheça como o Microsoft Excel pode ajudar na melhoria dos processos deste segmento. 

Funcionalidades úteis 

A gestão de eventos envolve a transmissão de informações de muitos setores, posto que o trabalho do gestor é supervisionar todas as partes de um congresso, celebração, festa ou feira livre, com ênfase pessoal ou empresarial. 

Aspectos de locação, buffet, áreas de entretenimento e funcionários contratados devem ser devidamente computados pois são essas informações que viabilizam a formação de preço.

Algumas funcionalidades úteis na execução desta atividade são:

Automação via condicionais 

As condicionais são funções que aplicam a lógica proposicional correspondente ao termo.

Analisando os conectivos usados em uma proposição condicional, “se” e “então”, as funções condicionais preenchem uma unidade por critérios pré-estabelecidos. 

Em uma gestão de eventos, uma tabela inteira pode ser automatizada com o uso desta função. 

Uma transportadora de pequenas cargas organiza uma exposição de frotas, por exemplo, a computação de cada carro deve gerar um valor. 

Se esses valores forem maiores ou menores que a quantidade estipulada no planejamento, a função condicional pode permitir a inserção de textos ou cores em certas unidades da tabela, facilitando a atualização da planilha e uma visão mais global do que foi feito. 

Análise estatística

A análise estatística no Excel varia desde conceitos simples como média, moda e mediana, até cálculos mais complexos até equações de segundo e terceiro grau, construção de gráficos, entre outros. 

Tamanha diversidade é fundamental na análise estatística e deve ser levada em consideração na hora de organizar a rotina de trabalho de uma campanha, como a elaboração de eventos. 

Em eventos de médio e grande porte, a análise estatística pode se mostrar ainda mais importante. 

Informações sobre locação ônibus e outros detalhes podem gerar um grande volume de dados que precisa ser tratado e armazenado corretamente. 

Contagem 

A contagem é uma fórmula simples do Excel e pode ser utilizada para computar cada unidade em uma planilha, transformando-a em número. 

O recurso pode ser implementado ao final de listas de convidados ou objetos que compõem o evento. 

O recurso de contagem aparece junto a outras fórmulas de matemática simples, como a soma, subtração, divisão, potenciação e multiplicação. 

Documentos financeiros rápidos, como balanço de despesas e receitas de uma feira livre podem ser ajustados em Excel.

Contagem 

Um bom exemplo do uso desta funcionalidade é o controle de pedidos por salgados congelados para festa em um serviço de buffet. 

Isso facilita a compensação dessas transações comerciais nos registros financeiros da empresa.

O recurso de contagem, que aparece na função “CONT.SE”, pode ser aplicado a textos ou números. 

É importante considerar que, ao contrário de outros recursos, a contagem agrupa as unidades na tabela, programada para as linhas ou colunas. 

Organização de texto em colunas

O Excel é uma ferramenta de organização para grandes volumes de informações, a digitalização de relatórios e planilhas de controle facilitam a marcação de colunas para cada aspecto tratado pelo gestor de eventos. 

Cores, tamanhos e margens podem ser ajustadas rapidamente na ferramenta, otimizando a visualização do quadro completo. 

A organização de texto em colunas é um recurso que compartimenta fichas e permite uma análise combinada de múltiplos fatores. 

Sendo este um excelente modo de digitalizar documentos corporativos, como a distribuição de canecas personalizadas em um evento, o Excel conta com o armazenamento em nuvem, que permite a visualização do arquivo em vários dispositivos, através de uma conta. 

Vantagens de se usar o Excel 

Junto com softwares “irmãos”, o Excel assume uma posição de hegemonia entre as opções gratuitas de armazenamento e compilação de dados usadas pelas empresas. 

Algumas vantagens de aderi-la em seu checklist são:

Ganho de produtividade

O Excel permite a inserção de um certo nível de automação nos processos de controle de um evento, esquematizando gastos, convidados, estoque, serviços, equipe e muitos outros recursos em uma única tabela. 

Além disso, sua capacidade de armazenamento expandida em servidores remotos, independentes das especificações da máquina-cliente, contribui com o cruzamento de outras informações, resgates em bancos de dados e adequação a grandes campanhas.

Compare a construção das tabelas de um serviço de copeira em Excel com os modelos em papel ou em softwares pouco estruturados, como editores de texto.

A organização de dados em sessão se torna bem mais complexa e demorada. 

Maior controle de informações sobre o evento 

Com uma ferramenta que permite a documentação de informações com agilidade, o Excel melhora os controles de orçamento para campanhas, reduzindo o desperdício e contribuindo com alocações de recursos mais eficazes. 

O Excel possui uma infraestrutura que a manteve na preferência das corporações desde seu surgimento no início da era digital. 

Sua compatibilidade com muitos programas e interface intuitiva foram determinantes nesse processo. 

A distribuição de chaveiros para brinde, a interatividade das listas e outras opções facilitam o controle do que é feito no evento, bem como o compartilhamento dessas informações com toda a equipe sem o uso de linguagem ou conhecimentos muito técnicos. 

Produção rápida de relatórios 

Com o recurso de cálculos matemáticos, o Excel permite a sua transformação em um banco de dados relacional. 

Os bancos de dados relacionais são espaços que estruturam registros em categorias, acoplados com sistemas de varredura. 

Nos bancos relacionais, é possível fazer análises importantes para o planejamento estratégico, como a satisfação do cliente no serviço de massa folhada pronta durante o evento, benchmarks e diagnóstico das campanhas de marketing no contexto online e offline. 

Atualização de dados em tempo real

Por ser uma ferramenta digitalizada, o Excel atualiza e armazena novos dados em questão de pouquíssimo tempo, quase instantaneamente. 

Isso poupa tempo que pode ser empregado em outras tarefas, como aquelas voltadas para a produção. 

A atualização rápida de dados diminui o número de funcionários que precisam trabalhar diretamente no conferimento de informações. 

Em outro cenário, a plataforma incentiva uma participação maior dos demais colaboradores, otimizando a comunicação. 

Desvantagens de se usar o Excel 

Desvantagens de se usar o Excel 

Apesar dos benefícios, a plataforma vem sendo substituída em algumas organizações por outros bancos de dados e ferramentas de armazenamento. Algumas das causas para essa migração são:

Risco de perda de dados

O Excel, apesar de sua estabilidade, está sujeito aos problemas mais comuns que afetam máquinas e sistemas virtuais. 

A corrupção de arquivos pode se dar por problemas técnicos ou por invasão de agentes terceiros no software de operação. 

Por sua exposição elevada a esses problemas, o Excel é considerado uma ferramenta pouco segura caso não sejam instalados mecanismos de mitigação do risco, como computadores de maior qualidade e programas de prevenção contra ataques do tipo: 

  • DDoS; 
  • Ransomware; 
  • Fishing por email; 
  • Worms e adwares. 

É importante também treinar colaboradores na detecção de ameaças. A maturidade digital é um elemento de grande impacto sobre o uso da tecnologia nos espaços corporativos.

Programas internos de capacitação trazem melhorias para o quadro. 

Dependência de conexão via web

A migração do antigo programa de Excel para a versão SaaS(Software as a Service), trouxe benefícios como a expansão de armazenamento, mas contribuiu com o afrouxamento de medidas de segurança contra violação de dados empresariais. 

Isso aconteceu pois o armazenamento saiu do hardware de computadores para as dependências de servidores na nuvem, o que dificulta a manipulação de bancos de dados na plataforma ou a exclusão e restrição de acesso a certas informações. 

Além do acesso ser restrito para aqueles conectados à internet, as novas versões do Excel removem parte da autonomia do usuário. 

Escândalos recentes e vazamentos de arquivos provam que a tecnologia em nuvem ainda peca em termos de segurança.  

Navegabilidade difícil em dispositivos móveis

Um adesivo vinil personalizado faz parte de uma campanha de marketing e pode estar presente no checklist de um evento, mas a consulta a essas informações pode ser comprometida com o tipo de dispositivo usado. 

Dispositivos móveis já representam a maior parte dos acessos via internet, com os smartphones dominando a categoria de pesquisas na web e uso de aplicativos.

A adequação do Excel à interface portátil ainda é cheia de problemas. 

Lento carregamento, falta de ajuste à tela vertical do celular, usabilidade ruim e uso excessivo da memória de curto prazo são algumas desvantagens que prejudicam a aderência do programa em outras fontes fora do desktop. 

Considerações finais

Resumindo, o Excel é um dos softwares mais antigos de gestão de dados e utilizados pelas empresas na organização de documentos financeiros, listas de produtos, ciclos de trabalho e ajustes de detalhes em eventos. 

Investir na ferramenta demanda um olhar detalhado no que ela pode oferecer, considerando e desenvolvendo formas de potencializar seus pontos positivos e mitigar aspectos negativos.

Então não perca de conhecer o nosso curso gratuito de excel em nosso site. 

Esse texto foi originalmente desenvolvido pela equipe do blog Guia de Investimento, onde você pode encontrar centenas de conteúdos informativos sobre diversos segmentos.

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