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Tudo sobre excel: dicas para dominar essa ferramenta

Tudo sobre excel dicas para dominar essa ferramenta

Os usuários do Windows já estão acostumados com alguns programas do Pacote Office, que são softwares que expandem algumas funcionalidades do Sistema Operacional, é o caso do famoso Excel, que lida com planilhas eletrônicas.

Na verdade, ele permite fazer a criação de tabelas e planilhas do absoluto zero, bem como depois permite a edição e manutenção delas. 

Tudo com uma proposta central de ser ao mesmo tempo completo e intuitivo, podendo ser operado com facilidade.

Isso quer dizer que uma empresa de entrega de documentos motoboy poderia facilmente montar tabelas e agendas programáticas por meio dessa ferramenta, de modo que o controle da rotina em questão ficaria bem mais facilitado.

Não é incomum ouvir dizer que o Excel é a melhor solução em termos de planilhas feitas em computador, já que também é um dos mais famosos, com concorrente direto do Numbers, do Google Planilhas e de outras soluções mais recentes.

Lembrando que atualmente uma empresa que não for capaz de manter um controle sobre seus números internos, seus relatórios e métricas, certamente vai acabar ficando para trás, já que vivemos a era da informática e da inteligência de dados.

Basta imaginar o caso de um laboratório que realiza exame admissional de sangue

A quantidade de novidades que surgem e de mudanças de mercado é tão grande que é preciso ter, justamente, um setor exclusivo de BI (Business Intelligence).

É aí mesmo que os softwares entram em questão, como subsídio básico para a racionalização de todos os processos de uma corporação saudável. 

Sendo que a falta de operacionalidade é o que começa a criar lacunas e problemas que depois se agravam.

Por isso, decidimos escrever este artigo, trazendo aqui tudo sobre o Excel, com vários detalhes e exemplos práticos. 

Além de dicas para dominar essa ferramenta, suas principais funcionalidades e sua importância no mercado de trabalho.

Afinal, se ele é tão importante para as empresas, isso quer dizer que é igualmente importante como habilidade para funcionários e colaboradores. 

De fato, a pessoa que tiver esse domínio a mais com certeza acabará saindo na frente das demais.

O mais bacana é que hoje alguns princípios de gestão e de operação são tão universais, que podem ser aplicados a qualquer segmento, como o Excel que pode ajudar tanto na área de serviços e setores de nicho quanto para quem vende perfume importado.

Portanto, seja qual for o seu modelo de negócio ou área de atuação, chegou a hora de entender de uma vez por todas como o Excel e suas planilhas eletrônicas podem mudar a administração de uma empresa. Para isso, basta seguir adiante na leitura deste artigo.

O que é e de onde veio?

Embora o Excel seja hoje uma das soluções mais conhecidas na área de produção e gestão de tabelas, ele surgiu em um contexto no qual havia outras frentes atuando, como o Lotus 1-2-3, o UCSD p-System, o Multiplan e muitos outros.

Isso se deu no começo dos anos 1980 ainda, quando a maioria das telas rodava na plataforma MS-DOS, ou seja, sem a área de trabalho com ícones que conhecemos hoje.

Até que a Microsoft decidiu somar todas as funcionalidades dos concorrentes e criar uma plataforma ainda mais intuitiva, inclusive facilitada pela presença do mouse e do cursor.

Realmente, imagine se um negócio de marmita fit para semana tivesse que criar tabelas em MS-DOS e sem a função do cursor do mouse para ajudar na navegação. Seria muito mais difícil e pouco prático no uso do dia a dia, sem dúvida.

Outra funcionalidade muito importante foi integrar o programa de tabelas e planilhas eletrônicas ao mundo concreto, por meio das impressoras.

Com isso, tornou-se possível, por exemplo, fazer uma tabela em branco para ser impressa e preenchida ou atualizada com lápis e caneta.

Diante dessa origem do Excel, podemos dizer que ele é uma solução inovadora e com alta carga de concorrência em relação a qualquer outro software da sua área.

O que é e de onde veio?

Mais alguns diferenciais bacanas

Além de permitir uma tela intuitiva e interatividade com outros dispositivos eletrônicos, como a impressora (mas, também o fax e o scanner), o Microsoft Excel trouxe alguns outros diferenciais que acabaram ajudando a fortalecer o nome da marca.

O primeiro aspecto é o seu número de revisões, desde o fim da década de 1980 que a empresa lança novas versões e reedições do programa em prazos máximos de dois anos.

De lá para cá, já foram dezenas de revisões, o que ajuda muito quem utiliza a plataforma diariamente. 

Outro diferencial que vai na mesma linha é a própria natureza da programação que ele coloca como prática no mercado.

Por exemplo, a capacidade avançada de construção de gráficos. Assim, se uma imobiliária quer analisar sua curva de crescimento na locação de móveis corporativos, pode fazer gráficos dos seguintes tipos:

  • Gráfico de pizza;
  • Gráfico de coluna;
  • Gráfico de barra;
  • Gráfico de rosca;
  • Gráfico de dispersão;
  • Gráfico de bolhas;
  • Gráfico de linha;
  • Gráfico de área;
  • Gráfico de radar;
  • Gráfico de superfície.

Enfim, há diversas maneiras distintas de, com um clique, permitir que os dados e informações lançados nas células ativas ganhem vida na tela, por meio de uma projeção em gráficos que tornam o conteúdo muito mais dinâmico, intuitivo e lúdico.

Além disso, outra tecnologia diferenciada foi a da recomputação diferenciada ou inteligente, que já era um prenúncio da Inteligência Artificial.

Hoje a Microsoft e seu Pacote Office unem essas duas diretrizes para ajudar a atualizar e multiplicar comandos com poucos cliques dentro do Excel, algo que antes era impensável.

Quem precisa usar o Excel?

Ao nos perguntarmos quem pode utilizar esse software, acabamos na conclusão de que é preciso questionar quem precisa utilizá-lo, o que faz mais sentido hoje em dia.

Esse também é um modo de falar sobre sua importância no mercado de trabalho. 

Lembrando que para contadores, matemáticos e alguns cientistas isso é indiscutível, mas estamos defendendo aqui que qualquer profissional pode ter esse diferencial.

Por exemplo, a recepcionista de uma academia que dá aula de ginástica laboral pode fazer um controle maior da presença e falta diária de alunos por esse meio.

Aí é que entra o BI citado acima, pois a inteligência de mercado precisa justamente desse tipo de subsídio para atuar, cruzando dados e informações que depois ajudam o marketing a entender melhor o comportamento do cliente, e aumentar as vendas.

Além de empresas, outro tipo de profissional que pode ou precisa utilizar o Excel são os da área de órgãos do governo, como repartições públicas e afins.

Ademais, também precisamos lembrar dos professores, palestrantes e até dos coachings. 

Em suma, todo mundo que faz exposições ao vivo pode usar o apoio de tabelas e planilhas eletrônicas para tornar a apresentação mais interessante.

Afinal, qualquer pessoa pode decidir criar uma tabela para controlar suas finanças, sua rotina de exercícios, sua agenda de encontros e afins, sem nenhum problema.

Suas principais funções

É preciso reconhecer que cada nova versão do Excel traz melhorias e expande uma ou outra categoria criativa do programa. 

Entretanto, isso não pode servir como desculpa para cair em dispersões, afinal, cada um tem sua aplicação bem específica.

Um exemplo de funcionalidade que vem desde as primeiras versões é a do buscador interno. 

A grande vantagem desse recurso é que ele vasculha a planilha inteira, em qualquer aba, tanto no formato de textos quanto de números.

Caso queira restringir entre abas ou mesmo colunas e linhas específicas, basta ticar essa opção ou colocar entre aspas. 

A fórmula para isso é =PROCV. Já a aplicação financeira que citamos acima pode ser ativada com comandos como =PGTO () e =TAXA ().

Assim, uma oficina mecânica pode controlar a entrada e saída de dinheiro, bem como de clientes, de peças compradas e daí em diante.

Suas principais funções

Aplicações mais técnicas

Por fim, é preciso lembrar que o Excel também pode servir para operações muito mais técnicas e específicas, já que suas fórmulas seguem uma gama bastante diversificada.

Um exemplo clássico é o das estatísticas, que incluem aplicações como leitura de mínimos, máximos, médias e até de desvios padrões.

Com isso, uma empreiteira da área de pintura de fachada predial pode criar tabelas e gráficos que mensuram sua atuação de modo muito mais detalhado.

As fórmulas para isso são, respectivamente: =MÍNIMO(), =MÁXIMO(), =MÉDIA() e =DESVPAD.A(). 

No caso da área de matemática pura, dá para calcular até mesmo o cosseno de uma equação, assim como o famoso logaritmo.

Considerações finais

Em resumo, os avanços e inovações que a área de softwares tem trazido ao mundo corporativo são fundamentais, sendo o Microsoft Excel um dos maiores exemplos disso.

Entretanto, para dominá-lo e entender melhor quais são suas funcionalidades e diferenciais, é preciso ler bastante sobre o assunto, além de praticar.

Com as informações e os conselhos que trouxemos acima, fica muito mais fácil dar os primeiros passos nesse sentido, rumo às boas práticas de uso do Excel.

Esse texto foi originalmente desenvolvido pela equipe do blog Guia de Investimento, onde você pode encontrar centenas de conteúdos informativos sobre diversos segmentos.

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