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Entenda a importância da Gestão de Tempo

Entenda a importância da Gestão de Tempo

Fazer uma boa gestão de tempo é essencial para dar conta de todos os afazeres do dia, sem que nenhuma tarefa seja deixada de lado ou prejudicando sua qualidade.

Muitas pessoas têm a sensação de que o tempo não é suficiente para fazer tudo o que precisam. Outras, por sua vez, vão de um afazer a outro e nunca conseguem concluir nada.

Tudo isso é sinal de que elas não sabem gerir bem o próprio tempo, e aí o dia a dia acaba sendo prejudicado. Por outro lado, há aquelas que dão conta de tudo o que planejaram para o dia.

Engana-se quem pensa que elas não têm muito o que fazer, pois isso não é verdade. Essas pessoas sabem mesmo como administrar o tempo e é por isso que estão sempre com tudo em dia.

A gestão de tempo é mais do que uma habilidade, é uma ferramenta que ajuda pessoas e empresas a serem mais produtivas, e com isso obter os melhores resultados.

Pensando na importância desse assunto, neste artigo, vamos explicar o que é gestão de tempo, dar algumas dicas para gerir melhor, mostrar as vantagens dessa prática e sua importância.

O que é gestão de tempo

Gestão de tempo é organizar tarefas de modo que os esforços para sua realização se tornem mais eficazes, além de garantir a qualidade em tudo o que se faz.

Para começar a organizar o seu dia, veja qual tarefa toma mais tempo, mas se você não sabe qual é, então precisa ter mais atenção em como está administrando o seu tempo.

Vamos usar como exemplo a secretária de uma clínica de cronograma capilar para crescimento. É ela quem organiza a agenda dos profissionais, então, ela prioriza as tarefas que precisam ser feitas mais cedo e aquelas que podem ser feitas mais tarde.

Vendo por esse lado, não se trata de um assunto difícil de entender, só que na prática, ele é ainda mais simples. O segredo é raciocinar acerca daquilo que deve ser priorizado e organizado. 

Portanto, uma vez que começamos a pensar sobre isso, vamos fazendo pequenos ajustes que otimizam o tempo no dia a dia.

Importância da gestão de tempo

Segundo Peter Drucker, o pai da administração, o tempo é um recurso escasso, e se não for bem gerenciado, então nada mais pode ser.

Em outras palavras, fazer gestão de tempo é o primeiro passo para realizar tudo o que propomos fazer e para alcançar um objetivo.

Portanto, se você pretende fazer um bolo simples de fubá para a sobremesa, precisa organizar o tempo de preparo da refeição principal, para que tenha tempo de assar o bolo.

Gerir bem o tempo é importante tanto para nossa vida pessoal quanto profissional, inclusive, é uma importante estratégia empresarial, a qual as organizações devem se atentar. 

E ela é importante porque:

  • Nos torna pontuais e disciplinados;
  • Traz bons resultados;
  • Nos deixa mais confiantes;
  • Alcance mais rápido de metas;
  • Aumenta a produtividade;
  • Diminui o estresse e a ansiedade.

Agora que você já sabe o que é e qual a importância da gestão de tempo, no próximo tópico, vamos dar algumas dicas para fazer isso.

Dicas para gerir melhor o tempo

Entender a importância dessa prática é o primeiro passo para exercê-la, sendo assim existem algumas estratégias que facilitam o processo. São elas:

Fazer um planejamento

Planeje o dia com antecedência criando uma lista de tarefas. Anote atividades importantes que devem ser feitas em um único dia e o tempo necessário para cada uma delas.

Os trabalhos que são prioridades devem estar no topo da lista. Feito isso, conclua uma tarefa de cada vez e não comece uma coisa sem terminar outra. 

Marque tudo o que já foi concluído e certifique-se de fazer tudo dentro do prazo estipulado.

Fazer um planejamento

Definir metas e objetivos

Para as empresas, como uma loja de notebook para escritório, é essencial trabalhar com metas. 

No dia a dia é a mesma coisa, pois são elas que vão traçar o caminho que você deve percorrer até chegar ao objetivo.

Só que não basta apenas defini-las, é necessário se comprometer com elas. Mas, para isso, é importante que sejam realistas. Caso não seja, você pode se sentir desmotivado.

Definir prazos

Determine os prazos de cada tarefa e tente concluir antes do término. Aliás, dentro de uma empresa, isso é muito comum e pode ser perfeitamente ajustado para a vida pessoal.

Contudo, lembre-se de quem melhor define os seus prazos é você mesmo. Então, analise com cuidado quanto tempo vai precisar dedicar para cada afazer.

Você pode usar um planner ou uma planilha para marcar datas importantes, dentro dos prazos que você determinou.

Priorizar tarefas

Desde o momento em que o colaborador bate o seu cartão de ponto, ele deve priorizar as tarefas, de acordo com o nível de urgência e importância.

O primeiro passo é saber diferenciar o sentido de urgência e de importância, que pode ser desde tarefas que precisam ser concluídas dentro de um dia ou aquelas que podem ser feitas em um mês.

Tudo o que é mais importante deve ser feito antes, e as mais urgentes podem vir em seguida, a não ser que possam interferir no andamento do seu dia se deixadas para mais tarde.

Saber dizer não

Saber dizer não é o caminho para gerir bem o seu tempo, às vezes você aluga uma sala comercial por hora para trabalhar, mas um colega te liga e pede uma ajuda com um projeto.

Se você tiver tempo sobrando, é claro que pode ajudar, mas se está com muito trabalho, este é o momento de dizer não.

Dessa forma, você não precisa acumular responsabilidades ou acabar fazendo tudo sozinho. Não aceite algo muito difícil ou que possa atrapalhar o seu planejamento.

Lembre-se de que dentro de uma organização, os papéis e responsabilidades sempre são delegados, respeitando as habilidades de cada profissional. 

Sendo assim, o objetivo é que eles concluam seus afazeres dentro do prazo e com qualidade.

Dedicar-se à atividade certa

Desenvolva o hábito de fazer a coisa certa, no momento certo, visto que algo feito na hora errada não é muito útil. 

Não dedique um dia inteiro para algo que pode ser feito em uma hora, por exemplo.

Não se esqueça de separar um momento para as suas atividades pessoais, como responder um e-mail, ligar para alguém ou ir a uma academia de hidroginástica

Um momento para o cérebro é muito importante.

Vantagens da gestão de tempo

Gerir bem o próprio tempo também traz muitas vantagens, pois traz mais qualidade ao tempo gasto durante o trabalho.

Isso beneficia tanto a vida pessoal quanto profissional, traz mais disposição e aumenta a sua produtividade.

Ser produtivo no dia a dia é muito importante, pois é assim que você cumpre suas obrigações e ainda tem um tempinho para estar com a família ou se dedicar a alguma coisa que goste de fazer.

Além disso, os problemas e pressões diminuem. Por exemplo, se uma pessoa que trabalha com entregas rápidas consegue fazer todo o seu trabalho em um tempo otimizado, não é cobrada e evita aquela correria estressante do dia a dia.

Vantagens da gestão de tempo

Se você respeitar os prazos e fizer tudo o que precisa, vai ter mais tempo livre. Otimizando o tempo, aquela atividade que consumia toda a sua manhã pode ser feita em duas horas, por exemplo.

Além disso, a gestão de tempo evita o que chamamos de retrabalho. Se você segue firme o seu planejamento e se concentra nele, as chances de errar são menores. Quanto menos retrabalho, mais tempo para fazer outras coisas.

O cérebro humano se sente recompensado toda vez que uma atividade é concluída. Por exemplo, ao terminar sua lição de aula de violão, o aluno sente que houve progresso, o que lhe deixa mais motivado.

A mesma coisa acontece quando você termina uma tarefa e percebe que o tempo está a seu favor. 

Isso acaba por diminuir os imprevistos e surpresas, como atrasos e trabalho acumulado.

Por fim, quanto mais você pratica a gestão de tempo, mas desenvolve sua pontualidade e melhor será o desempenho nos próximos afazeres.

Conclusão

Aquela frase que diz “tempo é dinheiro” nunca foi tão verdadeira como nos dias de hoje. 

Nosso cotidiano é muito corrido e otimizar o tempo é a melhor forma de dar conta de tudo sem se estressar.

Não importa se você está no trabalho ou em casa, saber organizar o seu dia a dia e seus afazeres é a melhor forma de otimizar o seu dia a dia e tornar a vida mais simples.

 Esse texto foi originalmente desenvolvido pela equipe do blog Guia de Investimento, onde você pode encontrar centenas de conteúdos informativos sobre diversos segmentos.

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