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10 dicas de organização de eventos promocionais

10 dicas de organização de eventos promocionais

Trabalhar com organização de eventos é uma atividade que demanda estratégias bem alinhadas, vasta experiência e também a compreensão do próprio objetivo da ocasião, que tem pleno impacto em cada uma das etapas de construção de um ambiente próprio.

Por exemplo, um evento de música, ainda que seja similar ao lançamento de um novo perfume, demanda questões e preocupações que são completamente diferentes.

Dessa forma, podemos entender que os eventos promocionais, como a divulgação de um novo produto ou serviço, até mesmo na estreia de uma empresa de camisetas personalizadas para eventos é uma situação que requer cuidado e organização metódica.

Entretanto, para além da construção de um bom evento, contando com pontos essenciais para que a empresa atinja seus objetivos, também se faz essencial a divulgação dessa ocasião.

Esses e outros pontos serão citados no texto a seguir, que tem como prioridade destacar os grandes desafios que produtores de eventos passam, principalmente, com aqueles promocionais, trazendo então estratégias que reflitam a máxima potência da ação.

Os impasses de organizar um evento

A organização de um evento, de modo geral, é uma atividade altamente estratégica, além de ter dentro de sua composição uma série de fatores físicos, como o caso de:

  • Espaço;
  • Mesas e cadeiras;
  • Palcos;
  • Alimentação;
  • Iluminação;
  • Equipamentos de som;
  • Mostruários;
  • Brindes.

Dessa forma, podemos entender, à priori, que viabilizar um bom evento é algo que demanda tempo, planejamento, mas sobretudo, entendimento sobre as principais referências e desejos de empresas de brindes corporativos sofisticados.

Por exemplo, se um negócio do ramo de tecnologia tem como foco fazer um encontro em um centro de convenções destinado a funcionários, a produtora deverá trabalhar de uma forma diferente, em comparação com aquele evento feito para clientes.

Ainda que alguns pontos sejam similares, como a estrutura do local, brindes, espaços de troca de ideias, dentre outros pontos já citados, a esfera será voltada para outro viés.

No caso de clientes, é importante que haja uma adequação para atendimentos, visualização de produtos, espaços destinados à utilização de alguns elementos que estão sendo vendidos, e até mesmo a participação de uma personalidade que atraia a atenção.

Já no caso de um evento para funcionários de uma empresa, é importante que haja a preocupação com o conforto, com o espaço para feedback, brindes e também valorização.

Além da diferença de públicos, existe ainda a preocupação com tipos de eventos, tendo em vista o que eles estão trazendo para mostrar para os presentes, como o caso da promoção de um produto novo da área de aluguel de tendas para eventos.

Os eventos promocionais ou de lançamento de algo, conseguem ser ainda mais preocupantes para o lado dos organizadores, tendo em vista que são altamente prioritários.

Nesse sentido, é possível que grande parte dos resultados a serem retornados a uma empresa dependem de toda a ocorrência do evento, bem como de seu sucesso. 

Por essas e outras razões se faz tão importante organizar e viabilizar bem um evento desse tipo.

Os impasses de organizar um evento

Dicas de organização de eventos promocionais

Como visto acima, entender bem o tipo de evento e objetivo do cliente em um evento com caixa de som para eventos se faz essencial para que os organizadores e equipes cabíveis possam desempenhar o melhor trabalho possível, conquistando bons resultados.

No caso da organização de eventos promocionais, por exemplo, essa preocupação fica ainda mais em evidência, tendo em vista que a ocasião tem extremo nível de importância.

Para que a resolução do evento dessa modalidade seja própria, e consiga trazer à empresa de kit lanche para eventos o melhor retorno, é essencial entender, a seguir, algumas das principais dicas de organização, que vão ajudar os produtores em suas tarefas.

1. Entenda os objetivos

Para que um evento possa ser feito dentro dos conformes que vão surtir o resultado esperado, é necessário que o organizador entenda os objetivos do cliente, bem como os motivos pelo qual essa ação está sendo organizada em primeiro lugar.

Essa percepção do que pode ou não, bem como os desejos em um evento promocional com aluguel de projetor e telão vão guiar todas as estratégias dentro da montagem.

2. Conheça o público

O público é tão importante quanto os desejos dos donos do evento, tendo em vista que este é de fato a parte dos consumidores, pessoas que estão ali justamente para entender como a ação vai funcionar, e atestar o seu sucesso ou não diante da realização.

Para isso, procure pegar mais informações com os seus clientes, e em seguida, pesquisar mais sobre pontos de identificação desse consumidor do evento, que podem influenciar em toda a organização, como na parte visual de uma barraca para evento.

3. Planeje entregas e metas

Em meio a organização prévia do evento, ainda na parte de entendimento sobre os caminhos que devem ser seguidos para colocar em prática a promoção do que o cliente deseja, é importante se organizar e passar a trabalhar com prazos de entregas e metas.

Por exemplo, você pode dispor de todos os contratos com parceiros e fornecedores até um determinado dia, semanas antes do evento, e contar isso como uma meta cumprida.

4. Trabalhe com ferramentas tecnológicas

Hoje em dia, um dos melhores amigos de produtores de eventos são as ferramentas de organização digital.

Bem como, formas de resolução de problemas por meio de aplicativos de mensagem e divulgação de serviços diversos, que podem ser necessários.

Dessa forma, nada melhor do que contar com essa ajuda para organizar um aluguel mesa e cadeira, e contar com busca de alimentos e entrega de documentos e contratos.

5. Pense na comunicação visual

A comunicação visual do evento, que conta com a ajuda de ornamentos, mas sobretudo de partes que consistem na realização da ação, como palcos e barracas, devem ser pensadas de modo a coexistir com a ideia principal da promoção realizada para uma empresa.

É importante contar com essa preocupação como uma das mais principais em toda essa organização, tendo em vista que grande parte da boa experiência começa pelo visual.

6. Esteja preparado para imprevistos 

Se você já tem o histórico de trabalhar com eventos, deve saber que é bem possível que alguns imprevistos aconteçam, muitas vezes, trazendo desespero e preocupação para as equipes, ainda que grande parte das arrumações para a ocasião estejam sob controle.

Por isso, nada melhor do que se preparar para esses contratempos, tanto em questão de materiais e pessoal, quanto em relação a questões financeiras, como falta de pagamentos.

7. Treine toda a sua equipe

Uma equipe que transforma um evento em um sucesso é aquela que trabalha de forma sincronizada, sempre atenta às ajudas a sobrecargas que possam acontecer durante o caminho, o que é relativamente comum nessa área, ainda mais em eventos promocionais.

Dessa forma, para entender ainda mais todo o trabalho dos envolvidos no evento que você está produzindo, nada melhor do que treinar a todos.

De modo que os profissionais fiquem alinhados com faltas, problemas e possíveis ajudas a serem focadas no caminho.

7. Treine toda a sua equipe

8. Trabalhe em cima de um bom orçamento

O orçamento, em alguns casos, é a base de todo o evento que vai ser realizado, sendo liberado pela empresa cliente para o organizador, e este, deve dar conta de fazer a melhor realização com aquela delimitação, ainda que, por um momento, possa parecer pouca.

Por isso, antes de sair contratando serviços, ainda que essenciais, tenha em mente o trabalho com um bom orçamento, que vai guiar compras e também afazeres.

9. Escolha um bom lugar e dia

O lugar do evento muitas vezes fala aquilo que a empresa deseja entregar ao seu público. 

Por isso, a escolha deve ser bem pensada, guiada não apenas pelo dinheiro investido, mas pelo nome e renome que o espaço pode acrescentar em todo o conjunto.

A data, ainda que possa ser algo passável dentro da organização, também pode entregar um bom efeito do evento.

Visto que é possível que haja um conflito, principalmente, em relação ao comparecimento da quantidade de público previsto.

10. Considere a divulgação apropriada

A divulgação feita pela empresa de organização também é parte do sucesso de um evento, seja qual for o porte dele. 

Além do uso contínuo e estratégico das redes sociais, é importante contar com a ajuda de uma assessoria de imprensa, auxiliando a comunicação.

Considerações finais 

Portanto, um evento promocional possui um significado importante para uma empresa e o lançamento de produtos e serviços. 

Por isso, deve ter a máxima competência de um organizador, que com experiência e uso das estratégias certas, pode criar um sucesso.

Esse texto foi originalmente desenvolvido pela equipe do blog Guia de Investimento, onde você pode encontrar centenas de conteúdos informativos sobre diversos segmentos.

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