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5 dicas para otimizar o departamento pessoal

5 dicas para otimizar o departamento pessoal

O departamento pessoal é um dos pontos estratégicos de uma empresa, que cuida de todas as obrigações internas e legais que envolvem o trabalhador. 

Presente em empresas de médio e grande porte, é um setor estruturado para comportar grandes equipes. 

Uma das formas de conhecer como uma empresa funciona e qual é o seu futuro é analisar o comportamento do departamento pessoal.

É ele a porta de entrada e saída do empreendimento e por isso, maior responsável pela cultura organizacional. 

Neste artigo, serão apresentados alguns pontos que exemplificam a importância do DP e como aprimorar as atividades realizadas nesse setor. 

Como o departamento pessoal atua? 

O departamento pessoal é uma área que coordena a organização do capital humano, atraindo profissionais qualificados para a empresa, direcionando-os em suas funções e garantindo o cumprimento de acordos nos contratos de trabalho. 

É composto por uma série de subáreas e pode ser formado por psicólogos, especialistas em RH e Direito Trabalhista, tributaristas e administradores, sendo este um segmento que integra, com eficácia, diversas especialidades do conhecimento. São subáreas:

Recrutamento e seleção 

O recrutamento e a seleção é o processo de elaboração de vagas e da gestão de seus candidatos, a fim de encontrar o profissional adequado para preenchê-la. 

O DP está em todas as fases, desde o anúncio até a confecção de crachá de acesso personalizado.

Em conformidade com a gestão mais alta da empresa, o departamento pessoal estabelece os critérios, a disponibilidade necessária, a formação técnica e as habilidades ideais para o preenchimento do cargo, estruturando avaliações em diversas etapas:

  • Envio e análise de currículos; 
  • Testes de competência; 
  • Dinâmicas em grupo; 
  • Entrevista individual. 

Nela acontece o alinhamento do profissional à cultura e os interesses da empresa, onde o departamento pessoal concilia a avaliação de habilidade técnicas com as chamadas “soft skills”, habilidades associadas à personalidade e a interação social.

Modelos de contratação 

As opções de contratação previstas na lei atual são numerosas, variando desde o modelo tradicional CLT até os contratos de prestação de serviços. 

Faz parte do departamento pessoal estipular qual modelo é mais adequado para a função exercida. 

Neste ponto, o DP negocia com o profissional e ajusta os horários de expediente, os salários, o cronograma de férias e outras coisas essenciais na definição de qual modelo é mais adequado. Após a definição desses termos, é redigido o contrato. 

Quando o candidato é selecionado para trabalhar na organização, é papel do representante de departamento pessoal explicar as cláusulas do contrato, em letra caixa em ACM, garantindo que o novo colaborador compreende todos os pontos. 

Gestão de direitos trabalhistas 

Cada empresa é responsável por uma série de obrigações trabalhistas que se cumprem no decorrer do ano útil. 

Consistem no pagamento de salários, de bonificações e horas extras, de contribuições para a previdência social e outros programas, como o FGTS. 

É papel do departamento pessoal assegurar que as condições básicas de trabalho são cumpridas, um conjunto de fatores definidos como higiênicos (Herzberg).

Gestão de direitos trabalhistas 

Quando supridos, esses fatores inibem a insatisfação do colaborador, reduzindo o Churn rate

Ter uma taxa de rotatividade muito alta na empresa pode gerar prejuízos para o orçamento, uma vez que a continuidade do serviço é constantemente quebrada, exigindo da gestão a reorganização do trabalho a cada nova contratação. 

O pagamento de salários no prazo acordado, as condições ambientais do espaço físico, a contratação de um caixão com vidro, a carga horária e outros elementos fazem parte desses fatores higiênicos, que devem ser observados pelo departamento pessoal.

Ciclos de trabalho 

Os ciclos de trabalho representam a estruturação das funções e das metas ao longo prazo, de como esses objetivos serão repartidos em partes menores e qual será o ritmo de evolução diária e semanal.

Considerando qual é o ramo da empresa, em qual setor ela está inserida e quais as características do recurso econômico que deseja produzir, as lideranças estabelecem um conjunto de tarefas diárias e as comunicam para o departamento pessoal. 

O departamento pessoal, usando essa estrutura de base, define horários, folgas, quadro de férias e o estilo de jornada que o novo contratado deve assumir.

É o DP que também encaminha esse profissional aos cuidados do setor de Recursos Humanos. 

Desligamento da empresa 

O processo de desligamento do profissional à empresa é coordenado pelo departamento pessoal, tanto para encaminhamento de obrigações contratuais, quanto para a liberação da vaga para um novo processo seletivo. 

Diferenças entre RH e departamento pessoal

Por serem segmentos muito similares, onde o foco de atuação está no colaborador, é comum que departamento pessoal e RH sejam tratados como sinônimos. No entanto, há uma diferença clara entre as duas áreas. 

O departamento pessoal é responsável por todos os processos que envolvem a admissão e exclusão de um profissional do ambiente de trabalho, administrando dados confidenciais por meio de ferramentas como relógio de ponto biométrico com comprovante

O setor de Recursos Humanos é responsável pela avaliação do desempenho do funcionário no momento em que ele está associado à organização. 

Essas responsabilidades envolvem o treinamento, pesquisas de satisfação, gestão de conflitos e interação social. 

Por essa razão, o RH é considerado o coração da gestão de pessoas em espaços corporativos.

Ele busca compreender como cada profissional se comporta e como extrair a máxima produtividade dele, trabalhando habilidades específicas. 

Como tornar o departamento pessoal mais efetivo?

Reconhecendo as características que definem o departamento pessoal, é fácil visualizar a importância deste setor para o desempenho das organizações.

Para elevar o aproveitamento de sua equipe e da infraestrutura instalada, eis algumas dicas:

1 – Controle por indicadores de desempenho 

Os indicadores de desempenho são cálculos simples que quantificam alguma variável de produção, como o fluxo de vendas ou o aproveitamento das horas trabalhadas. 

No departamento pessoal, isso significa a avaliação de sucesso das contratações. 

Métricas como a taxa de rotatividade são exemplos de KPI (Key Performance Indicator) para o departamento pessoal.

Estabelecer critérios objetivos de análise é imprescindível para acompanhar uma equipe especializada em limpeza de carpete empresarial

2 – Encaminhamento alinhado aos Recursos Humanos

É de extrema importância que os interesses do departamento pessoal estejam alinhados aos interesses do RH, posto que esses segmentos dependem da troca de informações para dar continuidade às suas tarefas. 

É o setor de Recursos Humanos que pode fornecer razões para demissões ou desistências, bem como informar o departamento pessoal sobre as habilidades necessárias na contratação de funcionários para uma função específica. 

3 – Qualificação de lideranças 

A qualificação de lideranças é a preparação de profissionais para assumir posições de comando e gerenciar equipes em uniforme para manicure

Treinar profissionais para assumir essas funções garante o sucesso dos grupos, aproveitando o rendimento de todos. 

3 - Qualificação de lideranças 

O departamento pessoal, em parceria com o RH, pode separar vagas específicas para postos de liderança, elaborar questionários e testes que mensuram as soft skills necessárias para a assimilação do estilo de direção necessária. 

De acordo com teorias oficiais, as lideranças podem ser autocráticas ou liberais, onde a primeira é marcada pela centralização do poder decisório e delegação rígida de tarefas, enquanto a segunda é mais usada em equipes fluídas, com alto grau de improviso. 

Identificar quais profissionais são mais adequados para assumir uma posição ou outra é tarefa adjacente ao departamento pessoal e pode, caso feita corretamente, reduzir o desperdício de recursos e aumentar a retenção do funcionário na empresa. 

4 – Comunicação com o planejamento estratégico 

O planejamento estratégico define o investimento em capital humano e equipamentos, como um robô carga flexível industrial, por exemplo. 

A comunicação do departamento pessoal com o nível estratégico é o que garante o bom uso dos recursos destinados. 

Portanto, estabelecer um canal livre de compartilhamento entre as áreas prepara o DP para a contratação ou elaboração de acordos de trabalho, bem como a prestação de serviços associados às operações essenciais da empresa. 

5 – Endomarketing 

O endomarketing é uma prática publicitária voltada para o ambiente interno das empresas, com o objetivo de estreitar laços, motivar funcionários e qualificar profissionais para que eles se tornem embaixadores da marca. 

Uma boa reputação da empresa diante de seus funcionários é fundamental para influenciar a visão externa da organização e o valor agregado no mercado de trabalho. 

Isso atrai melhores profissionais para uma loja de móveis para escritórios, por exemplo.

Considerações finais

Sendo assim, o departamento pessoal deve ser observado com atenção por gestores e fundadores que desejam controlar a identidade interna da empresa. 

A maneira como profissionais são selecionados, premiados e tratados vai definir aspectos vitais da produtividade. 

Investir em ferramentas que agilizem serviços, reduzam burocracias e facilitem o compartilhamento de informações é o caminho para um departamento pessoal mais efetivo, sincronizado com os setores de decisão mais altos da empresa. 

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Esse texto foi originalmente desenvolvido pela equipe do blog Guia de Investimento, onde você pode encontrar centenas de conteúdos informativos sobre diversos segmentos.

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