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Saiba como o Excel pode afetar seu dia a dia

Saiba como o Excel pode afetar seu dia a dia

O Excel é uma das ferramentas mais importantes para quem deseja ingressar no mercado de trabalho. Por isso, dominar seu uso chega a ser um dos requisitos mínimos para algumas profissões, como contador, auxiliar administrativo etc.

Isso porque esse software é utilizado como um simplificador ao criar planilhas, fazer cálculos, entre outros, o que acaba por otimizar o trabalho. Também tem o poder de organizar números e transformar dados em informações.

Daí a importância de aprender fórmulas que facilitam sua aplicação, algo que, apesar de parecer complicado, na realidade é bastante simples.

É um programa que, às vezes, pode apresentar funções complexas e que demandam conhecimento específico.

No entanto, todas essas funções do Excel podem ser aprendidas e, com a prática e o passar do tempo, há adaptação e aprimoramento do domínio.

Para isso, o primeiro passo é entender sua importância, de que maneira podemos nos adaptar ao software, conhecer outros aplicativos que podem substituí-lo e, principalmente, de que forma um curso on-line sobre Excel pode ajudar.

É sobre isso que vamos falar neste artigo, assim, você pode tirar todas as suas dúvidas e se tornar um expert das planilhas. Acompanhe!

Por que o Excel é importante?

O Excel se tornou parte integrante de empresas dos mais variados segmentos, em todo o mundo e para os mais diversos fins.

Normalmente, esse software é usado para atividades relacionadas a finanças, pois o usuário pode definir fórmulas personalizadas que calculam relatórios, sejam estes trimestrais, semestrais e anuais, por exemplo.

Ou seja, com ele, uma empresa de aluguel de espaço comercial consegue controlar:

  • Leads;
  • Vendas;
  • Relatórios de projetos;
  • Faturas;
  • Entre outros.

Trata-se de uma ferramenta tão versátil que também pode ser usada na área científica, trabalhando fórmulas, estatísticas e gráficos. Além disso, é importante porque:

1 – Permite agendamento de trabalhos

Atribuir as tarefas a cada membro da equipe é muito importante para o bom andamento do trabalho. É algo que deve ser corretamente executado pelos gerentes para que os prazos sejam cumpridos.

Para isso, é possível aproveitar o espaço “Agendamento” da planilha MS Excel. Esta possui cronogramas que são codificados por cores e podem ser atualizados automaticamente, caso haja mudanças no cronograma.

1 - Permite agendamento de trabalhos

2 – Contabilidade financeira básica

Muitos negócios de pequeno e médio porte, como uma entrega de encomendas usam o Excel para suas atividades contábeis.

Para isso, criam um cronograma básico de contabilidade ou livro-caixa que ajuda a acompanhar as transações financeiras.

Para que seja ainda mais eficaz, os depósitos e despesas podem ser inseridos em cada linha, como é feito nos livros tradicionais de contabilidade.

Dessa maneira, há mais flexibilidade para criar gráficos ao longo do tempo que controlam despesas e a receita como um todo.

3 – Acompanhamento de vendas de produtos e serviços

Por meio do Excel, as empresas conseguem controlar completamente as vendas de seus produtos e serviços. Isso permite um planejamento eficiente de planos que ajudam a aumentar as vendas.

Um controle completo do produto permite uma ideia clara sobre o andamento do negócio durante certo período de tempo, e ajuda a identificar tendências de alta ou baixa nas vendas.

Por exemplo, por meio da função “análise de regressão”, uma empresa de serviço de motoboy consegue estender uma linha de tendência em um gráfico, bem como prever valores futuros.

4 – Retorno sobre o investimento (ROI)

O Excel também permite prever e retorno dos investimentos com maior precisão. Também conhecido como ROI, esse resultado dá uma indicação do quanto foi investido e qual o lucro obtido.

Se a ideia é manter um controle total das vendas, também é possível saber quanto tempo leva para alcançar níveis de equilíbrio ou lucro adicional.

5 – Dados do cliente

Negócios pequenos, como uma empresa de moto para entrega, podem precisar usar o Excel para armazenar informações de contato dos clientes.

Elas funcionam como um banco de dados para que, futuramente, possam entrar em contato com eles. Uma das vantagens de usar o Excel para isso é que, mesmo que a planilha seja atualizada, o conteúdo não é afetado em outras células.

Como se adaptar ao Excel?

Adaptar-se ao Excel e seus recursos é uma questão de tempo, mesmo que você domine-o completamente. No entanto, existem algumas dicas que podem te ajudar, tais como:

  1. Digite algum mês do ano em uma célula e aperte o botão “completar”, que fica no canto inferior direito da célula. Arraste para criar os outros meses.
  2. Para formatar rapidamente a planilha de trabalho, selecione todos os dados e cabeçalhos, então, escolha “formatar”, em seguida “autoformatação” e selecione a opção da lista “selecionar formatação”.
  3. Para criar uma fórmula, vá em “ferramentas”, depois em “cálculos fáceis” e escolha o tipo de operação. Selecione “célula para aplicar” e, depois, “célula para resultado”.
  4. Para mudar a largura de uma coluna para a largura da sua entrada mais extensa, clique na letra da coluna e selecione “formatar”, em seguida, “largura da coluna”, “definir largura da coluna”, para que ele ajuste ao maior texto.
  5. Para adicionar numeração de página vá em “exibir” > “cabeçalho e rodapé”.

Estas são apenas algumas dicas de funções básicas usadas pela maioria das empresas, como uma de aluguel de caçamba de entulho, mas existem outras que, com o tempo, você se torna mais habituado e aprende a dominar.

Como se adaptar ao Excel

Aplicativos que podem substituir o Excel

O Excel é, sem dúvidas, o melhor software de planilhas que existe no mundo e tem ajudado milhares de empresas e profissionais em seus processos diários.

No entanto, para alguns, a licença pode ser um pouco cara, por isso, surgiram algumas alternativas que são ferramentas gratuitas que podem substituir o programa da Microsoft. Dentre as principais estão:

1 – Libre Calc

Trata-se de uma das melhores alternativas, porque ele possui praticamente as mesmas opções do Excel, permitindo a criação de planilhas completas.

2 – Google Sheets

Também conhecido como Planilhas Google, essa opção é usada pelos mais variados tipos de empresa, como as de produção de eventos e muitas outras.

Possui uma interface fácil de usar e conta com excelentes recursos. É hospedada em nuvem, mas também pode ser usada off-line tanto no computador, quanto em dispositivos móveis. E para usufruir, é necessário apenas ter uma conta no Google.

3 – Excel Online

Também é possível usar a versão on-line do Excel para editar as planilhas. 

Para isso, é necessário ter uma conta Microsoft, que permite utilizar gratuitamente o editor de planilhas on-line. Elas são salvas na nuvem e é possível baixar uma cópia para o computador.   

4 – WPS Office – Spreadsheets

Trata-se de um pacote gratuito de programas de escritório usado por empresas de diversos setores, como uma de controle de acesso. É uma alternativa para editar planilhas que possuem recursos como:

  • Funções;
  • Fórmulas;
  • Tabelas;
  • Gráficos.

5 – Zoho Sheet

Mais uma alternativa on-line para o Excel, com interface simples e recursos comparáveis aos da Microsoft. Permite criar planilhas interativas, colaboração por equipe etc.

Como um curso online sobre Excel pode me ajudar?

Já mencionamos diversas vezes a importância desse software para empresas de diversos tipos, incluindo um consultório médico particular. Mas você sabe por que fazer um curso de Excel é importante? Algumas razões são:

1 – Auxilia a entrada para o mercado de trabalho

Mais do que um diferencial, saber usar o Excel tornou-se um pré-requisito para ingressar no mercado de trabalho. Trata-se de uma das primeiras exigências das empresas para executar tarefas básicas.

2 – Não será extinto

Estamos falando de um dos softwares mais usados no mundo, o que impede que ele seja extinto tão cedo. Ele vai permanecer muito tempo no mercado, pois, até o momento, não existe programa à sua altura.

3 – Possui linguagem universal

Por possuir uma linguagem acessível, você pode se deparar com ele tanto em uma empresa 100% brasileira quanto em uma multinacional. Isso faz com que ele seja uma das ferramentas mais importantes.

4 – Manipula rapidamente uma grande quantidade de dados

O bem mais valioso para qualquer organização é o tempo. Por isso, é comum que elas utilizem essa ferramenta na solução de problemas, economizando muito tempo em tarefas repetitivas.

Portanto, quem aprende Excel possui uma capacidade elevada de administrar, compartilhar e analisar dados de forma mais rápida e eficiente.

4 - Manipula rapidamente uma grande quantidade de dados

Conclusão

Existem inúmeros motivos para que as empresas usem esse software em seu dia a dia. Por isso, é importante que você seja um profissional que saiba como trabalhar as planilhas do Excel.

Esse é um diferencial competitivo muito importante para o mercado de trabalho, uma vez que as empresas não vão abrir mão dessa ferramenta tão cedo.

Portanto, dominar o Excel é uma maneira de garantir as melhores vagas e também de saber trabalhar com uma das ferramentas mais consolidadas e usadas ao redor do planeta.

Esse texto foi originalmente desenvolvido pela equipe do blog Guia de Investimento, onde você pode encontrar centenas de conteúdos informativos sobre diversos segmentos.

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