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Vantagens do software administração de condomínios

Vantagens do software administração de condomínios

O software de administração de condomínios é uma solução essencial se é síndico e pretende simplificar a gestão da sua atividade.

É claro que é possível gerenciar um pequeno portfólio “à mão” com uma planilha e um processador de texto, mas às vezes é complicado, leva tempo e o risco de erro é alto.

Cada vez mais os fundos de garantia estão a direcionar os gestores para softwares de gestão que, para além de simplificar as suas vidas, permitirão aos profissionais dispor de ferramentas para controlar a exatidão das suas contas.

Vamos fazer um balanço das várias vantagens deste tipo de solução.

1. Software de gerenciamento do condomínio para automatizar tarefas recorrentes

O acesso à automação é a principal vantagem de qualquer solução de software. O software de gestão de condomínios permitirá que você economize uma quantidade considerável de tempo: 

Ao facilitar os lançamentos financeiros

Seu software permitirá que você, por meio de uma interface de entrada adequada, faça simplesmente seus lançamentos financeiros diários.

Alguns softwares de gerenciamento permitem que você automatize suas operações financeiras e grande parte de seus lançamentos recorrentes.

Alertando para os principais prazos

O trabalho de gestão de condomínios é composto por uma sucessão de prazos: data de vencimento das taxas condominiais, data de publicação de avisos sobre a utilização do salão de festa do condomínio, datas das próximas assembleias.

Graças ao software de gerenciamento, você poderá configurar alertas para saber precisamente quando realizar uma determinada tarefa.

Melhor, você poderá automatizar alguns deles, como lembretes, por exemplo.

Editando documentos em poucos cliques

O seu software de gestão também lhe permitirá editar de forma rápida e fácil todos os documentos de gestão para enviar aos seus inquilinos e proprietários: recibos, relatórios de gestão, cartas diversas, as notas de honorários, entre outros.

Editando documentos em poucos cliques

2. Software de gerenciamento para produzir contabilidade impecável

No âmbito da sua atividade como síndico de condomínio, deve reportar regularmente sobre a boa gestão dos seus ficheiros: 

  • com os seus clientes, proprietários ou inquilinos: enviando-lhes documentos que demonstrem a situação financeira da sua conta;
  • com o seu contador: que por sua vez deve ser informado do volume de negócios gerado por esta atividade através das taxas cobradas;
  • o fundo de reserva: que valida regularmente sob a forma de uma auditoria que gere os seus ficheiros “com a devida diligência”, nomeadamente não detendo mais fundos do que o montante coberto pela garantia;
  • possíveis investidores e parceiros financeiros que o apoiaram no financiamento da sua atividade.

A utilização de sistema de gestão de condomínios permitirá apresentar contas limpas, de acordo com os requisitos da legislação e assim gerir a sua atividade com serenidade: 

Limitar erros de digitação

Graças ao software, você é guiado na entrada de lançamentos contábeis e, assim, limita os erros.

Se for constatada uma anomalia, é alertado e o software permite regularizar a conta faltosa mantendo-se no quadro de uma contabilidade coerente (passagem de várias operações, registo de uma contra-entrada).

Produzir documentos que estejam de acordo com a legislação

O software de gestão de condomínio permite disponibilizar edições contabilísticas de acordo com a legislação em vigor.

Verifique se o seu editor lhe garante uma vigilância sobre os documentos produzidos.

Com efeito, certas edições como o contrato de arrendamento ou o aviso de assistência para a declaração de rendimentos fundiários são documentos regularmente atualizados do ponto de vista jurídico.

Beneficie-se das ferramentas de controle

Mesmo que tenhamos visto acima, pode acontecer que o fundo de garantia organize uma auditoria de controle, é interessante poder se beneficiar de ferramentas para verificar de forma independente se tudo está em ordem diretamente no seu software de gerenciamento.

Sua solução permitirá que você acompanhe a qualquer momento os principais indicadores, como o pico de fundos do cliente.

Beneficie-se das ferramentas de controle

3. Software de gerenciamento para simplificar a comunicação

Por último, outra vantagem ligada à utilização de software de gestão de condomínio é que lhe permitirá otimizar a comunicação tanto com os seus colaboradores como com os moradores: 

Comunicação interna

Com o software de gerenciamento de condomínio, você poderá se organizar com mais eficiência e, assim, simplificar a comunicação.

De fato, todos os colaboradores trabalhando na mesma ferramenta simultaneamente, isso promoverá a implementação de procedimentos seguidos por todos.

Isso tornará mais fácil delegar certas tarefas a um ou outro de seus funcionários.

Além disso, alguns programas de software destacam recursos especialmente dedicados a melhorar as trocas e o acompanhamento de casos: um sistema integrado de mensagens, um sistema de gerenciamento de tarefas, um memorando para registrar informações relacionadas ao acompanhamento de cada morador, etc.

Com proprietários e inquilinos

Comunicar com os seus clientes, mostrar a transparência da sua gestão, destacar a sua disponibilidade. Estes são elementos essenciais para obter um feedback positivo dos seus clientes.

Para promover as trocas, seu software de gestão de condomínio pode fornecer funções muito úteis.

Para começar, uma extranet para seus proprietários e inquilinos pode ser uma ferramenta interessante para compartilhar informações importantes sobre a gestão do condomínio, sua situação financeira ou até mesmo enviar mensagens eletrônicas ou e-mails.

Uma gestão de de sucesso 

Quer pretenda automatizar determinadas tarefas para poupar tempo, contar com uma ferramenta viável para uma gestão impecável ou mesmo otimizar a comunicação dentro do condomínio e com os moradores, o software de gestão de condomínio, graças às suas funções versáteis, saberá como lhe trazer soluções eficazes para o seu precisa.

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