O departamento de RH possui uma rotina cheia de tarefas importantes e que demandam muita atenção.
Algumas são complexas e fazê-las manualmente requer muito cuidado com atividades operacionais e repetitivas, como o cálculo de pagamento.
Também existem aquelas que são estratégicas e precisam de uma visão analítica, como no caso do planejamento de treinamentos.
Mas, independentemente de qual seja a tarefa, ela pode ser utilizada.
Inclusive, a otimização é muito importante antes da automatização e as empresas precisam entender isso porque muitas estão investindo em softwares de gestão, mas acabam tendo prejuízos porque alimentam processos desestruturados.
Se tudo estiver bem organizado e otimizado, as ferramentas de automação vão potencializar a eficiência do departamento, por outro lado, se não houver esse cuidado, vai aumentar as deficiências.
Tudo precisa estar em ordem antes de pensar em automatizar qualquer coisa, e a melhor forma de organizar tudo é por meio da otimização. Sendo o RH um setor fundamental para a companhia, todo cuidado é pouco.
Neste artigo, vamos explicar a importância de otimizar as tarefas do RH e dar algumas dicas para você fazer isso com facilidade e aproveitar todos os benefícios. Acompanhe.
Importância de otimizar o RH
Otimizar o RH é fundamental para qualquer empresa, pois esse departamento lida com assuntos muito importantes para o negócio, como:
- Cálculo da folha de pagamento;
- Recrutamento e seleção;
- Processos de integração;
- Organização de treinamentos;
- Avaliação de desempenho.
Esses são apenas alguns exemplos de tudo o que esse setor precisa fazer, e otimizar ele traz vantagens que explicam a importância desse processo.
Para um fabricante de vidro articulado para sacada, a otimização é uma forma de reduzir o trabalho manual e tarefas repetitivas, que acabam tomando muito tempo da equipe. Com isso, as atividades estratégicas podem ser prejudicadas.
A falta de otimização leva a erros e retrabalhos que consomem ainda mais o tempo, sem falar no fato de que os profissionais podem se esquecer de enviar um e-mail ou anotar uma etapa finalizada, por conta da quantidade de tarefas.
Se o trabalho é otimizado, a empresa pode até mesmo tornar sua equipe mais enxuta, pois tudo é organizado, o que permite enxergar com clareza a quantidade de profissionais necessária para os processos internos.
Ter uma rotina mais ágil também é uma vantagem, principalmente quando a companhia une a otimização com a automação.
Tarefas e cálculos complexos são feitos em pouco tempo e até o recrutamento e seleção se beneficiam.
O departamento consegue organizar diferentes processos, como gestão de desempenho, gestão de competências, planejamentos, treinamentos e outros trabalhos que fazem parte da rotina.
Os profissionais saberão quando é o momento de renovar o PCMSO PPRA, dentre outras exigências de maneira muito mais produtiva.
Não existe nada melhor do que as estratégias de utilização para estabelecer padrões e melhorar a qualidade do departamento. Um dos principais benefícios trazidos pelos softwares é a possibilidade de padronizar processos.
Consequentemente, obtém-se uma melhoria na qualidade e na maneira como as tarefas são executadas, sem falar nos ganhos em relação aos resultados.
Os sistemas ajudam a repetir padrões e garantem que a companhia tem a qualidade em tudo o que faz no departamento pessoal, independentemente de quantas vezes é necessário repetir um processo.
Se as tarefas estão claras e bem distribuídas, a organização percebe quantos profissionais, de fato, precisa manter nesse setor.
Juntamente com um sistema automatizado, ela realiza uma grande quantidade de tarefas, que se fossem feitas manualmente e de maneira desorganizada, precisam de uma equipe muito maior.
Para qualquer negócio, é sinônimo de custos mais altos, devido à necessidade de pagar salários e encargos.
Empresas dos mais variados setores e portes, como uma de terceirização de copeira, querem equipes mais enxutas e produtivas, e com o RH não é diferente.
Mas, para manter o equilíbrio do volume de trabalho e não prejudicar a qualidade de vida dos profissionais, é indispensável contar com uma ferramenta de automação e com estratégias de otimização.
Como otimizar o RH da empresa
Agora que você já sabe sobre a importância da otimização, vamos dar algumas dicas para fazer isso no departamento de RH da sua empresa. São elas:
1. Melhorar o processo de contratação
A primeira coisa a ser feita é melhorar o processo de contratação, pois se a organização quiser uma equipe forte e formada por profissionais experientes e capacitados, precisa voltar o seu foco para o recrutamento e seleção.
É assim que os recrutadores vão conhecer tudo o que precisam sobre um candidato, em relação às suas expectativas, motivações, necessidades e hábitos.
Ao reunir todos esses dados, fica mais fácil montar uma equipe próspera.
2. Ter expectativas claras
Se uma autoescola especializada em adição de categoria quiser colaboradores que entregam os resultados esperados, precisa saber como comunicar suas próprias expectativas.
A comunicação interna é fundamental para que todos os envolvidos saibam o que deve ser feito e como deve ser feito.
O departamento de RH é responsável por se comunicar com os funcionários, mostrando a eles as atitudes que a organização espera e reforçar essas expectativas ao longo do tempo.
3. Investir em softwares de RH
A utilização de um software de gestão de pessoas é fundamental para melhorar os processos internos do RH de qualquer empresa.
Recorrer ao uso de tecnologia ajuda a eliminar papéis desnecessários, agiliza diferentes processos, economiza tempo e dinheiro e evita falhas humanas.
4. Fazer pesquisas sobre clima organizacional
As pesquisas internas de clima organizacional são imprescindíveis para que esse departamento consiga compreender como está a situação no ambiente de trabalho e orientar os colaboradores sobre o que precisam fazer e suas funções.
Dentro de um fabricante de persiana romana, é uma forma de adotar medidas que melhoram o clima organizacional, faz com que ele se torne mais saudável e que os funcionários sintam prazer em trabalhar na corporação.
5. Fornecer feedback constantemente
O feedback é uma arma muito poderosa para a gestão de pessoas e precisa fazer parte do trabalho do RH.
Por meio dele, o funcionário fica sabendo sobre as expectativas da companhia em relação a ele e quais são seus pontos positivos.
Esse processo é uma via de mão dupla, onde o funcionário deseja se expressar e falar o que sente em relação à empresa, além de ouvir o que ela tem a dizer sobre ele.
6. Criar plano de carreira
Outro instrumento importante para motivar pessoas é o plano de carreira. Por meio dele, o funcionário sabe que tem chances de crescer e devido a essa possibilidade, a tendência é que ele se empenhe para dar o seu melhor e conseguir bons cargos.
Para uma empresa de caldeiraria é uma forma de controlar os índices de rotatividade e aumentar a produtividade de sua equipe.
7. Incentivar a criatividade
Incentivar a criatividade é fundamental para integrar os colaboradores e a empresa, portanto, instigue os colaboradores a encontrarem soluções criativas para os problemas do dia a dia.
Para incentivá-los, uma dica é oferecer prêmios que podem variar, de acordo com os interesses e necessidades deles, como uma folga, prêmio em dinheiro, um brinde e assim por diante.
8. Investir em treinamentos
Os treinamentos também são uma forma de fazer com que os colaboradores se sintam felizes e satisfeitos, além de ser uma oportunidade de aumentar e melhorar suas habilidades profissionais.
Uma clínica de audiometria comportamental pode fazer treinamentos online, oferecer minicursos, palestras, workshops e outros eventos valiosos para seus funcionários.
Eles aprenderam novas habilidades que poderão ser usadas no dia a dia e farão toda a diferença nos resultados da corporação.
9. Criar programas de recompensa
Se a empresa deseja colaboradores motivados e felizes, precisa recompensá-los quando fazem um bom trabalho. Aqueles que são reconhecidos pelo que fazem se sentem mais satisfeitos em passar o dia na organização.
O departamento de RH pode conversar com as pessoas sobre suas necessidades e oferecer incentivos para que alcancem as metas propostas.
10. Alinhar o RH com a empresa
Por fim, verifique se os objetivos do RH estão alinhados com a visão, missão e valores da companhia, pois é assim que ele vai agregar valor a ela.
Por exemplo, se o objetivo de uma empresa de recarga extintor Co2 for oferecer um bom atendimento ao cliente, o RH pode criar um treinamento para os funcionários para melhorar a maneira como eles atendem os consumidores.
Considerações finais
Portanto, otimizar o RH é uma tarefa muito importante para a empresa, independentemente de seu porte ou segmento, e como vimos, implementar essas melhorias não é nada complexo.
Neste artigo, você entendeu um pouco mais sobre o assunto e agora vai ficar muito mais fácil melhorar este importante setor para a corporação.
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