Google Docs é um editor de texto na nuvem do Google, prático e intuitivo, totalmente gratuito, que pode ser instalado por meio do Google Chrome em qualquer computador ou dispositivo móvel.
Sendo assim, é econômico e recomendável para ser usado em uma empresa de inspeção veicular para licenciamento, pois colabora nas atividades diárias dos funcionários, fornecendo atualizações automaticamente.
Ele funciona de forma “onipresente”, mas com certeza sempre estará ao lado de quem precisa editar textos.
Para isso, basta possuir um dispositivo móvel e se conectar a uma conta e usar todas as funções que ele oferece.
É um recurso usado popularmente, com a possibilidade de fazer edição remota de textos de caixa para lanche personalizada e também acessar outras pessoas.
As alterações ocorrem de forma automática, portanto, todos sempre podem acompanhar.
Por ser de grande praticidade, não é necessário enviar as novas versões para quem está acompanhando os textos.
Como usar o Google Documentos?
Para usá-lo é necessário ter uma conta registrada no Gmail e com isso ir criando, editando e compartilhando diferentes tipos de arquivos sobre doces gourmet para natal, por exemplo.
Estando na página inicial do Gmail é só clicar em “Google Apps”, localizado no canto superior direito, entrando no Drive, criando um novo arquivo.
Pode, também, selecionar “Documentos” ou “Planilhas”, e as outras opções que o recurso fornece.
A parte de edição dos arquivos funciona de forma muito parecida com outros editores de textos que podem ser utilizados por empresas fabricantes de caixa de madeira de feira, por exemplo.
Sendo assim, esse recurso não apresenta grandes dificuldades para quem não tem muita experiência com esse tipo de programa.
O recurso não é só vantajoso para o dia a dia nas empresas, mas também para estudantes, donas de casa ou qualquer outra pessoa que precisa formular textos e compartilhá-los em tempo real, com as atualizações já presentes.
Vantagens de usar o Google Docs
As vantagens são diversas para quem quer compartilhar uma planilha de empilhadeira hidráulica elétrica no momento em que ela é criada.
A lista destaca os benefícios, tais como:
- Compartilhamento e edições simultâneas;
- Histórico e revisões sem limites;
- Alta capacidade de armazenamento de informações e segurança;
- Compatibilidade com a maioria dos arquivos;
- Diferentes definições de níveis de editoração para cada colaborador;
- Possibilidade de colocar outros recursos;
- Pode ser usado com outros aplicativos.
A pessoa que tiver que escrever um contrato de serviços de aluguel de caçamba basculante, por exemplo, poder dividir as tarefas de cada colaborador de forma diferenciada, como mostrado a seguir:
- A área técnica descreve o escopo;
- A equipe comercial trata dos detalhes sobre prazo de entrega;
- A área jurídica cuida da parte legal do contrato;
- Os responsáveis da área financeira estudam a parte econômica.
Todos trabalham juntos no documento, que é compartilhado ao mesmo tempo entre eles, podendo, ainda, colocar balões de diálogo para fazer perguntas online ou usar o “hangouts” até com vídeo conferência, funcionando tudo rapidamente.
Os contratos de elevador residencial simples também podem ser editados dessa maneira, ou com algumas diferenciações em cada área, mas sempre com a anuência e aceitação de todos os envolvidos na elaboração do documento.
Portanto, a empresa não fica bagunçada quando cada setor escrever a sua parte, passar para outro por e-mail, daí receber de volta, fazer as devidas correções, devolver mais uma vez, repassar para um terceiro setor e por aí vai.
Esse recurso atual não faz com que os funcionários responsáveis pela edição de documentos sobre amortecedor carretinha, por exemplo, percam a última versão neste caminho de idas e vindas. Prático e simultâneo, sem essa preocupação.
Portanto, quem está acostumado a lidar com o compartilhamento de um documento com muitas pessoas ao mesmo tempo, editar online, chegar à versão final, sem mandar um único e-mail, portanto, tem conhecimento do que se trata o Google Docs.
Com o Google Docs há como resgatar automaticamente uma versão anterior de um documento fazendo backup das versões, que podem ser listadas por data e horário, de modo simples.
Isso acaba facilitando ter que salvar a cada instante o documento, porque o próprio Google Doca realiza esse serviço.
Sendo assim, tem ainda muito mais comodidade, os arquivos sempre ficam disponíveis quando é necessário resgatá-los, basta fazer conexão com a internet.
A capacidade de armazenamento é muito grande e a segurança dos servidores com as rotinas de processos é altamente eficaz, garantindo o trabalho dos profissionais da área de TI, isso tudo administrado pelo Google.
O Google Docs tem compatibilidade com a maioria dos arquivos de textos, que podem ser exportados do Microsoft Word, do formato PDF, e dos tipos Docx, HTML ou Txt, sem complicações e muito facilmente.
Além de compartilhar os textos em tempo real, o que aumenta a colaboração e a produtividade das pessoas, o Google Docs permite que o usuário defina os níveis de edição conforme a participação de cada um em um projeto, por exemplo.
O leitor não pode fazer nenhum tipo de mudanças no documento, mas o comentarista sim, pode colocar as suas sugestões e comentários.
O editor fica então, com acesso liberado para realizar as alterações diretamente no arquivo.
Tendo a possibilidade de adicionar outros recursos, o Google Docs pode tornar o documento mais adaptável, de acordo com a necessidade e algumas funções disponíveis nesse sentido são:
- Imagens colocadas do computador, páginas da internet e do Drive;
- Tabela cujas configurações podem ser editadas;
- Desenhos, fluxogramas e diagramas;
- Adicionamento de links da Web;
- Gráficos importados de planilhas;
- Colocação de atalhos favoritos.
Todas essas vantagens citadas acima também ficam disponíveis para tipos diferentes de programas, como as planilhas eletrônicas e os editores que apresentam slides.
Portanto, é possível também, acrescentar aos programas do Google Docs, alguns outros aplicativos, por exemplo:
- Google Sheets;
- Google Slides;
- Formulários Google (ou Google Forms);
- Desenhos Google;
- Google My Maps;
- Google Sites.
Portanto, com o Google Docs o usuário pode compartilhar, editar em conjunto, acionar versões anteriores, conversar através de comentários, e tudo isso fica armazenado na nuvem, sempre à disposição.
No Google Documentos também é possível usar @menções para incluir pessoas, arquivos e qualquer evento no arquivos online, aprimorando a colaboração entre todas as pessoas envolvidas no trabalho.
Como usar esse recurso no computador
Não existe muita diferença do uso dele por meio de aparelhos móveis ou de um computador, entretanto, para fazer isso, basta criar um documento, editar e formatar, e por fim, compartilhar e trabalhar com outros usuários.
No iPhone e iPad
Nesses dispositivos, é possível criar, ver e editar os arquivos do Google Docs e do Microsoft Word® por meio do app Documentos Google para o iPhone e iPad:
Basta realizar essa sequência: fazer download do aplicativo Google Documentos, realizar os primeiros passos fornecidos pelo aplicativo, e compartilhar e trabalhar com as outras pessoas.
Benefícios do Google Docs para empresas
Dentre todas as vantagens descritas aqui, ainda existe as que estão separadas abaixo:
- Todas as funções para edição de texto de forma online;
- Comentários e sugestões acompanhadas em tempo real;
- Armazenamento das alterações;
- Limite de acesso à pastas específicas e permissão para modificações;
- Importar e exportar arquivos em diversos formatos;
- Acesso de modo offline aos arquivos.
Além disso, ainda é possível destacar as ferramentas de edição de textos que estão disponíveis no Google Docs.
Sendo elas a de verificação da ortografia e da gramática, contagem de palavras, digitação por meio da voz, e colocação de fotos, gráficos e tabelas nos documentos elaborados.
Considerações finais
Portanto, seja no trabalho ou na vida particular, o usuário do Google Docs pode acessar seus arquivos a qualquer hora, esteja ele em qualquer lugar.
É uma forma rápida e simples, para ter acesso a tudo de forma organizada, sem obstáculos, o que permite a eficiência e o aumento da produtividade nas atividades do dia a dia.
O uso do Google Docs no celular é feito por meio de um aplicativo. Os documentos ficam salvos na nuvem, tanto no computador como nos aparelhos móveis e basta possuir uma conta no Gmail.
O aplicativo pode traduzir documentos inteiros automaticamente e pode compará-los, evitando plágios, pode também realizar revisões gramaticais e ortográficas.
As vantagens são enormes como a contagem de palavras que é muito importante quando um texto é delimitado pela quantidade daquilo que deve ser escrito e os textos podem ser realizados por meio da voz, facilitando quando a pessoa está no trânsito.
Os arquivos podem ser compartilhados para outras pessoas ao mesmo tempo, sem a necessidade de envio de e-mails e o Google Docs também permite diálogos por balões que podem ser colocados nos textos.
As atualizações são feitas de modo automático e as versões anteriores ficam salvas e disponíveis a qualquer momento, quando se tem necessidade de acessá-las.
