O Sistema Kanban é muito importante para fazer uma boa gestão de projetos, pois apresenta uma abordagem simples, direta e eficiente para administrar demandas.
Seu método traz um olhar mais ativo e construtivo na resolução de tarefas do cotidiano.
Conhecê-lo faz parte da gestão de projetos e ele é tão popular que ajuda a construir uma estrutura de aplicativos de gestão que são utilizados no mundo inteiro.
Mesmo sendo muito simples de aplicar, traz resultados imediatos.
Se você fizer uma rápida pesquisa sobre métodos ágeis, certamente, a primeira opção que vai encontrar é o kanban.
Suas técnicas controlam e fazem a gestão de fluxos de produção para as organizações.
O que toda empresa procura é aumentar sua produtividade e otimizar seus processos internos, e ao contar com um recurso como este, a metodologia aplicada pode transformar a realidade do negócio.
Mas, antes de aplicá-lo, é fundamental conhecer um pouco mais sobre ele e este é o objetivo do nosso conteúdo.
Vamos te apresentar o conceito de kanban, falar um pouco sobre seus tipos e mostrar todas as vantagens que ele pode trazer para a companhia. Acompanhe.
Entenda o que é sistema kanban
Kanban é um sistema de gestão de trabalho que ajuda a conduzir as tarefas, por meio de um fluxo predefinido.
O sistema visual é um processo que funciona por meio de um quadro com colunas de separação, dividindo o trabalho em segmentos ou status.
Cada item é fixado em um cartão e distribuído em colunas apropriadas que indicam em qual etapa ele se encontra.
Os cartões mostram o trabalho que transita no processo e a limitação do trabalho em andamento atribui os limites de itens.
Ou seja, mostram quantos itens podem estar em andamento dentro de cada segmento ou fluxo de trabalho.
Para um fabricante de portão social, é uma forma de indicar e limitar os trabalhos em andamento.
Esse recurso pode ser considerado como uma metodologia ágil porque seu objetivo é evitar a procrastinação e aumentar o rendimento no dia a dia. O sistema é pautado de maneira organizada para melhorar o fluxo da produção.
Essa lógica também está presente na metodologia lean, tendo como objetivo evitar desperdícios, e a união entre ela e o kanban é conhecida como “Lean Kanban”, possibilitando que o fluxo de trabalho siga etapas enxutas.
Em linhas gerais, esse facilitador pode ser descrito como uma maneira de melhorar gradualmente o trabalho e o que o profissional faz.
Tipos de kanban
Não existe apenas uma maneira de implementar o kanban, tendo em vista que ele pode se adequar àquilo que a empresa precisa no momento.
De modo geral, ele é representado por um board, também conhecido como quadro kanban, que ajuda a organizar e priorizar o fluxo de trabalho de maneira responsável e transparente.
Dentro de um fabricante de embalagem tipo sachê, o foco está no status e não nas datas de vencimento das etapas.
As tarefas são movidas por diferentes estágios, começando da esquerda até a direita. Seus tipos são:
E-Kanban
Trata-se de uma adaptação do procedimento para o ambiente digital, trazendo mais agilidade e eficiência na comunicação interna da companhia.
Pode ser utilizado por meio de um software de gestão empresarial, bem como em sistemas e aplicativos utilizados em dispositivos móveis, como tablets e smartphones.
Kanban de movimentação
O kanban de movimentação é muito comum dentro de fábricas, onde a produção só avança depois que determinada quantidade de produtos é finalizada.
O ritmo de fabricação é proporcional ao padrão de consumo por parte das pessoas e ao giro de itens, ou seja, quanto maior for o giro, maior será a quantidade produzida.
Mas, isso só é possível devido aos recursos financeiros e humanos que passam a ser utilizados de maneira sustentável e responsável.
Kanban de produção
Por fim, temos o kanban de produção, onde os murais são divididos em 3 partes, sendo tarefas para fazer, tarefas sendo feitas e tarefas concluídas.
Se um laboratório didático de elétrica quiser usar esse método, os cartões precisam apresentar informações mínimas sobre as atividades que serão desempenhadas, sendo o que é necessário fazer, prazo para a conclusão e o responsável pela atividade.
As cores mostram o andamento ou o segmento responsável pela tarefa, e quando os trabalhos começam, os cartões vão para a etapa posterior, até que finalmente seja finalizado.
Se houver uma coluna com vagas em aberto, pode receber uma tarefa que será puxada para a linha de produção.
Vantagens do método kanban
Essa metodologia traz muitos benefícios para o ambiente de trabalho, tanto é que de acordo com uma pesquisa realizada pela Forbes Insights, de 2017, 82% dos participantes disseram que é fundamental implementar abordagens ágeis.
Outra informação interessante é que de acordo com o The State of Agile, 55% das organizações que adotaram alguma metodologia ágil fizeram isso com a intenção de melhorar a produtividade.
Para uma empresa de portaria e zeladoria, implementar esse método é uma forma de ter acesso a melhorias estratégicas e aumento de produtividade, pilares por trás de qualquer processo ágil.
O kanban é uma excelente forma de conseguir isso, mas ele também traz muitas outras vantagens para os negócios, como:
- Melhora o fluxo de demandas;
- Melhora a comunicação da equipe;
- Reduz os custos;
- Foco em tarefas importantes;
- Melhora a produtividade;
- Aumenta as prioridades;
- Total controle sobre as tarefas.
Esse sistema aumenta a produtividade, inclusive se o fluxo de trabalho é o mesmo. Com isso, a companhia consegue partir de uma base já estabelecida dentro dela e que seja familiar aos seus colaboradores.
Isso traz mais conforto para os profissionais que precisam apenas realizar adequações e mudanças pontuais.
Consequentemente, uma empresa de laudo eltrico não causa impactos relevantes em sua rotina produtiva.
Muito pelo contrário, vai agir de maneira assertiva, corrigir detalhes primordiais em seus processos e melhorar o fluxo de demandas.
Algo muito importante para a metodologia kanban é a colaboração, pois ela preza por uma comunicação interna, feedbacks constantes e a troca de ideias, tendo como objetivo centralizar o foco na produção e criar um ecossistema plural.
Ao longo do tempo, as execuções trabalhadas podem ser aprimoradas, tornando-se mais intuitivas e a comunicação consegue melhorar a produtividade dos envolvidos no projeto.
Algo que todas as organizações procuram são maneiras de reduzir seus custos, visto que isso gera impactos diretos nos lucros e na competitividade do negócio.
Por meio da metodologia kanban, a empresa trabalha de maneira mais eficiente e consegue estabelecer melhor seu fluxo de trabalho. Consequentemente, reduz gastos e evita o desperdício de materiais.
Dentro de uma empresa de recepcionista terceirizada, essa metodologia ajuda a observar visualmente o fluxo de trabalho, o que possibilita explorar aquilo que está parado e tudo o que foi finalizado no tempo certo.
Isso acontece porque ela possui um esquema hierárquico, composto por sinalizações em relação à prioridade de cada tarefa nos cartões, o que ajuda a balancear as demandas.
A companhia consegue estruturar as mais importantes em detrimento daquelas que não são tão relevantes, trazendo mais clareza e menos desperdícios.
O sistema kanban mostra dados atuais sobre os projetos, aumentando o controle das atividades realizadas. Naturalmente, potencializa a produtividade, encurta caminhos e transforma a execução em um processo bem direcionado.
Um fabricante de equipamento tampografico proporciona mais autonomia aos seus colaboradores e melhora a organização do processo produtivo.
Isso faz com que as entregas sejam mais alinhadas e as tarefas são migradas de coluna para coluna com mais agilidade.
Se o gestor precisa que a equipe aumente o foco em determinadas atividades, também pode utilizar essa metodologia.
Quando o colaborador se esforça para resolver uma tarefa de cada vez e não se sente ansioso com a quantidade de trabalho, naturalmente a sua produtividade aumenta além de se tornar mais ágil durante sua execução.
O gestor de uma clínica exame admissional terá mais controle sobre o andamento das atividades, pois precisa apenas dar uma olhada no quadro para saber como as coisas estão funcionando no momento.
Ter uma visão transparente em relação às tarefas também é uma forma de incentivar os colaboradores a finalizarem as partes de seu trabalho.
Considerações finais
Sendo assim, deu para perceber que o sistema kanban é capaz de mudar completamente a maneira como as equipes realizam suas atividades no dia a dia. Os processos internos se tornam muito mais inteligentes e organizados.
Ele se aplica a qualquer tipo de negócios e para potencializar ainda mais seus efeitos, a organização pode investir em um sistema de gestão empresarial.
Neste artigo, você conheceu um pouco mais sobre o assunto e todos os benefícios que esse método é capaz de trazer.
