Curso de Secretariado

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Veja abaixo  um pouco do que vai aprender no curso de secretariado a distancia.

Por dentro do Módulo 01

HISTÓRICO DA PROFISSÃO

Origem

Quando buscamos a origem da profissão na idade antiga, podemos afirmar que “escriba” foi o seu antepassado. Cargo este que era predominante ocupado por homens que dominavam arte da escrita, faziam contas, classificavam os arquivos e redigiam as ordens.

Durante o baixo império era comum o uso da palavra secretário, e estes eram taquígrafos.Já na idade média, devido às condições políticas, o domínio da igreja, em geral eram os monges que atuavam como copistas e arquivistas.

Existem inúmeros conceitos encontrados para secretária e para secretariado, porém é importante sabermos o que o Dicionário nos apresenta.

Segundo AURÉLIO BUARQUE DE HOLANDA FERREIRA, Secretário (a) “é aquele que se incumbe de determinadas redações, que se ocupa da organização e do funcionamento de um serviço administrativo”. Os empregados (as) que no desempenho de suas atividades administram recursos materiais e humanos, tais como recepção e encaminhamento de visitas, controle e responsabilidade com motoristas, copiadora, computador, mensageiros, agenda, telefone, etc., e têm um papel relevante junto aos gerentes.

Por quê comemora-se o Dia da Secretária em 30 de Setembro?

Christopher Sholes inventou um tipo de máquina de escrever e sua filha – Lílian Sholes – testou o seu invento, sendo a primeira mulher a escrever numa máquina em público. E 0 de Setembro de 1850 foi o dia em que Lílian nasceu.

A profissão Secretária (o) no Brasil

O desenvolvimento da secretária no Brasil acompanha o desenvolvimento gerencial, relevando as características empresariais de cada década.
Nos anos 50, a secretária era uma simples servente. Ao ingressar na empresa ela não encontrou qualquer modelo de mulher profissional. Assim, repetiu o modelo que conhecia, social e familiar, ou seja: da servilidade, da falta de criatividade e decisão. As suas atribuições limitavam-se à datilografia, taquigrafia, arquivo de documentos e atendimento telefônico. E aqui começam as situações que originaram um dos grandes mitos da profissão – a realização de trabalhos particulares para os executivos. E é nesse período que nascem desta  algumas denominações para a profissão, como , “braço direito”,  “anjo da guarda”“salvadora da pátria”.

Década de 60

Nos anos 60, inicia-se no Brasil a formação de gerentes, através dos vários pacotes de treinamento, importados, sobretudo dos estados Unidos. Nota-se que na época e secretária tornou-se um símbolo de status gerencial. Todo “grande” gerente possuía uma secretária exclusiva, assim como sala com janela, motorista, etc. É nos anos 60 que surge mais uma daquelas denominações infelizes – a secretária é o “Cartão de Visitas” da empresa. Cartão de Visitas é algo que amarela, fica obsoleto, é jogado no lixo. Não tem exatamente a imagem ideal para um profissional.

Década de 70

Nos anos 70 temos a primeira grande mudança na profissão. Inicia-se o treinamento para secretárias, surge o movimento com as associações de classe. As secretárias passam a ater formação superior e a entender o seu verdadeiro papel. Desta década, herdamos novos mitos: a secretária não tem horário de trabalho; o trabalho da secretária não gera resultados.

Década de 80

Nos anos 80, a profissão passa por significativas mudanças. A profissão passa a ser regulamentada, a classe fortalecida, com o surgimento dos sindicatos de secretárias.
Tais mudanças encontram respaldo nos novos modelos gerenciais, promovidos sobretudo pela administração participativa, a reengenharia, a qualidade e a informática. Profundas transformações ocorrem no perfil gerencial brasileiro e, consequentemente, no da secretária. Ela e o gerente formam uma equipe de dois, o passo fundamental para a administração participativa. Os executivos que desejam assessoria particular contratam pessoalmente uma secretária, que atua em seus escritórios particulares.

Década de 90

Nos anos 90, estão em extinção as secretárias serventes. As com papel de objeto há muito fazem parte do passado. Daí a confusão. Não é a profissão de secretária que se extingue, mas a sua prática inadequada. A secretária corta o cordão umbilical que a mantinha atrelada ao gerente. Ela adquire vida própria, é uma empreendedora que cria condições para a empresa produzir resultados e amplia a sua área de atuação.

Mitos da Profissão

Com o passar do tempo e o desenvolvimento da profissão criaram se alguns paradigmas , na empresa brasileira,  que se transformaram nos grandes mitos da profissão e se encontram em fase de extinção. A sua substituição por paradigmas voltados para a qualidade e a produtividade molda o perfil da secretária da atualidade.

Primeiro Mito: Secretária X Assessoria

A secretária gastava praticamente 90% do seu tempo antes da Era da Informática para executar chamadas Técnicas Secretariais: organizar , planeja,  controlar arquivo e agenda, viagens, reuniões e datilografia. Tais técnicas nunca foram valorizadas como parte da assessoria gerencial. Vem dai então mais um mito da profissão: secretária é executora de rotinas e não assessora. A habilidade de assessora torna-se cargo, na maioria das vezes, muito vago. Quando não se podia definir exatamente o que determinado profissional fazia, classificava-o como “assessor” ou “assistente”, o que contribuiu para a desvalorização da habilidade e do profissional. Sobretudo na empresa pública, na maioria das vezes o “assessor” tornou-se motivo de piadas.

Assessorar não é cargo. É uma função inerente a algumas profissões como a de secretária. Assessorar não é algo a ser conquistado no futuro da secretária. A razão de ser da profissão é assessorar os diversos níveis gerenciais. Criou-se um novo paradigma gerencial – o conhecimento da informática.

É interessante notar como os executivos andam com seus laptops pendurados no ombro, fazendo questão de usá-los publicamente. Este novo modelo é fundamental para a revitalização da
secretária porque quebrou comportamentos que estrangulavam o seu tempo. Com o domínio da informática, a equipe de suporte gerencial resume-se a uma só pessoa – a própria secretária.

O batalhão de assessores e assistentes é desnecessário. Ocasionalmente, um outro profissional desempenha a habilidade de assessorar, por determinado período, determinado projeto. Assim, o mito de que a secretária não é assessora deixa de existir.

Segundo Mito: Trabalhos Particulares

Este é o grande vilão da administração do tempo e da imagem da secretária. Talvez pela falta de modelos profissionais, nos anos 50, ou pelo status adquirido pela profissão, a verdade é que os gerentes brasileiros, em sua maioria, abusaram dos recursos materiais da empresa e do recurso humano secretária. A secretaria passou a executar assessoria familiar e particular, como uma obrigação.

Secretárias que recusavam executar tal prática não eram bem vistas . As que aceitavam eram citadas como seres especialíssimos.

Alguns dos trabalhos particulares, trazidos para a secretária executar na empresa:

• Digitação da declaração do imposto de renda do gerente, seus familiares e amigos;
• As atas dos grupos informais, associações, clubes e até do condomínio;
• Trabalho escolar dos filhos e esposas;
• Tratar de assuntos relativos aos empregados domésticos do gerente;
• Organizar as viagens de férias da família;
• Agendar cabeleireiro e ginecologista da esposa do gerente;
• Cuidar para que os gerentes tomassem seus remédios na hora certa, entre
  outras.

A secretária não existe para dar assessoria exclusivamente particular ao executivo. Ela é
uma funcionária da empresa, assessorando um cargo ou uma área, em assuntos
organizacionais.

Terceiro Mito: Secretária tem horário para entrar, mas não tem para sair

Outro mito, felizmente agora entrando em desuso, é o de quanto mais tempo você permanecer na empresa, mais competente será considerada. Mas na verdade aquele que  permanecem no trabalho além das horas convencionais o fazem pelas seguintes razões:

• Desorganização delas ou da empresa: falta de pessoal, metodologia de trabalho, etc;
• Incompetência delas ou da empresa: falta de infra-estrutura, equipamentos obsoletos, etc;
• Vida pessoal: não existem razões que motivem a pessoa a deixar a empresa no final do expediente. Por isso, retarda ao máximo a sua saída, com receio de enfrentar o vazio da sua vida pessoal.

A secretária tem horário de trabalho sim, como qualquer outro profissional. Mesmo porque, é preciso uma vida pessoal equilibrada e saudável como condição para uma vida profissional produtiva. Se o executivo precisa de um horário especial de assessoria, ele e a secretária negociam a melhor forma, com um horário flexível que permita a ela equilibrar a sua vida profissional e pessoal.

Quarto Mito: o trabalho da secretária não gera resultados

Nunca se considerou a possibilidade de medir o resultado do trabalho da secretária, o que é perfeitamente justificável, considerando os mitos já tratados. O resultado existe e pode ser medido através de indicadores.Indicadores técnicos: tarefas realizadas por você ou sob sua responsabilidade:

• Quantas ligações você processa diariamente?
• Quantas páginas você digita e quanto tempo gasta nesta tarefa?
• Quantos erros ocorrem no seu trabalho?
• Quantas correspondências você abre, lê e direciona?
• Quantas pessoas chegam à sua mesa exigindo a sua atenção e novas negociações?

Indicadores de satisfação de clientes: converse com cada cliente a quem você assessora diretamente e pergunte:

• Eles estão satisfeitos com a assessoria que você fornece?
• Que tipo de assessoria eles gostariam de receber que você ainda não está fornecendo?
• O que ele considera como pontos fortes e fracos na assessoria realizada por você?

Quinto Mito: Secretária X Recepcionista Recepcionista

Recepcionista:

• Controlar a saída e entrada de equipamentos e visitantes.
• Ser responsável pela guarda e controle de chaves.
• Elaborar relatórios para registro de suas atividades.
• Controlar e sugerir compras de materiais pertinentes à sua área de atuação.
• Receber o público externo e interagir de forma agradável.
• Responsável pelo atendimento telefônico,  buscando autorização para a entrada de visitantes.
• Manter o controle de todas as visitas, registrando nome, horários e etc…
• Manter-se atualizada sobre a Organização, departamentos, pessoas e eventos de sua área.
• Executar outras tarefas correspondentes, conforme necessidade ou a critério de seu superior.

Secretaria:

• Organização e manutenção dos arquivos.
• Classificação, registro e distribuição de correspondência.
• Redação e digitação de correspondências ou documentos de rotina, inclusive em idioma estrangeiro.
• Assistência e assessoramento direto a executivos.
• Coleta de informações para a obtenção de objetivos e metas da empresa.
• Interpretação e sintetização de textos e documentos.
• Conhecimentos protocolares.
• Execução de serviços típicos de escritório, tais como recepção, registro de
• compromissos, informações e atendimento telefônico.

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